Audit Horizon Europe & Horizon 2020 - Ihr CFS vom Wirtschaftsprüfer

Alles, was Sie zu Audit Horizon Europe & Horizon 2020 wissen müssen

Die Auditierung von Projekten im Rahmen von Horizon Europe entwickelt sich zunehmend zur häufigsten Form der Fördermittelprüfung und wird das auslaufende Förderprogramm Horizon 2020 schrittweise ablösen. Dennoch führen wir als Wirtschaftsprüfer auch weiterhin Prüfungen von Horizon 2020 Projekten zuverlässig durch. Nach Abschluss des Audits – egal ob Horizon Europe oder Horizon 2020 – erhalten Sie Ihr CFS (Certificate of Financial Statement) von uns digital, schnell und sicher.

1. Überblick über Horizon Europe und seine Programme

Im Dezember 2020 wurde durch den Europäischen Rat, das Parlament sowie die Kommission ein Budget in Höhe von ca. 96 Milliarden Euro für Forschungszwecke bereitgestellt. Ziel der Horizon Europe Förderung ist es, eine wissens- und innovationsgestützte Gesellschaft sowie eine wettbewerbsfähige Wirtschaft aufzubauen. Gleichzeitig sollen die geförderten Projekte zu einer nachhaltigen Entwicklung beitragen. Inhaltlich verfolgt Horizon Europe im Wesentlichen die gleichen Schwerpunkte wie das Vorgängerprogramm Horizon 2020. Neu ist jedoch die Einführung eines strategischen Planungsprozesses, mit dessen Hilfe konkrete Missionen definiert und messbar gemacht werden sollen.

Beispielhafte Missionen

Krebsbehandlung

• Optimierung von Prävention, Diagnostik und Behandlung
• Verlängerung und Verbesserung des Lebens von über 3 Millionen Menschen

Anpassung an den Klimawandel

• Europa bis 2030 auf die Bewältigung von Klimaveränderungen vorbereiten
• 150 Regionen sollen bis 2030 klimaresilient werden
• Mindestens 75 groß angelegte und übertragbare Demonstrationsvorhaben umsetzen

Quelle und vollständigen Liste der Missionen (öffnet in neuem Tab)

Die bereitgestellten finanziellen Mittel verteilen sich auf verschiedene Förderbereiche, die in der folgenden Übersicht dargestellt sind:

Quelle: horizont-europa.de – Budgetübersicht (öffnet in neuem Tab)

Die einzelnen Förderbereiche gliedern sich in zahlreiche Projekttypen mit jeweils eigenen Kriterien, Förderquoten und Anforderungen an das Financial Statement sowie das CFS. Es ist daher nicht immer auf den ersten Blick ersichtlich, wann ein Zertifikat erforderlich oder entbehrlich ist.

2. Wann hat eine Auditierung zu erfolgen?

Eine Auditierung ist notwendig, wenn im gesamten Projektzeitraum förderfähige Gesamtkosten ("total costs") von 430.000 Euro oder mehr gegenüber dem Zuwendungsgeber erklärt wurden. Diese Schwelle ergibt sich in der Regel aus Artikel 24 des jeweiligen Grant Agreements.

• Bei Gemeinschaftsprojekten gilt diese Grenze pro Zuwendungsempfänger individuell. Jeder Zuwendungsempfänger muss bei Erreichen der Grenze ein CFS beim Projektkoordinator einreichen.
• Das Zertifikat ist innerhalb von 60 Tagen nach dem Ende der letzten Abrechnungsperiode einzureichen bzw. digital über das Online-Portal bereitzustellen.

In der Praxis hat es sich bewährt, die Prüfung ca. 30 Tage nach Ende der Abrechnungsperiode durchzuführen – zu diesem Zeitpunkt sind die abzurechnenden Kosten üblicherweise finalisiert und die Buchhaltung abgeschlossen.

Bei umfangreichen Projekten mit langem Laufzeitraum kann es sinnvoll sein, Teilprüfungen für abgeschlossene Perioden vorzuziehen. So kann zum Projektende – wenn Zeit oft knapp ist – ein verkürztes Update-Audit für die verbleibenden Perioden ausreichen.

Wichtig: Für jedes Projekt ist nur ein Zertifikat zum Projektende erforderlich.

3. Was ist im Rahmen eines Audits zu prüfen?

Der Prüfungsinhalt für empfangene EU-Fördermittel ergibt sich aus den durch die Europäische Kommission vorgegebenen Prüfprogrammen (Audit Procedures), die in der Anlage des Grant Agreements definiert sind.

Wichtige Inhalte des Audit-Anhangs im Grant Agreement:

• Verpflichtende Prüfungsschritte für jede Kostenkategorie
• Stichprobenumfang: 10 % oder mindestens 10 Items je Kostenkategorie
• Detaillierte Nachweispflichten bei Personalkosten, Sachkosten, Reisen etc.
• Formvorgaben und Fristen für das CFS

Das aktuelle Prüfprogramm umfasst 38 Seiten und legt einen starken Fokus auf qualitative Prüfungsschritte. Dabei wurden insbesondere die Anforderungen in bestimmten Kostengruppen gegenüber Horizon 2020 verschärft.

Quelle: EU-Audit Horizon Europe CFS Procedures

Unsere Aufgabe als Auditor ist es, alle Prüfhandlungen entsprechend den Audit Procedures durchzuführen. Etwaige Feststellungen werden neutral im CFS (Certificate of Financial Statement) dokumentiert. Idealerweise lassen sich Unstimmigkeiten vorab klären, um Beanstandungen im Zertifikat zu vermeiden.

Wir legen großen Wert auf eine sorgfältige Prüfung ohne Feststellungen – denn diese führen oft zu Rückfragen seitens der EU und können ggf. zu Förderkürzungen führen.

Unsere Erfahrungen mit Horizon 2020 zeigen, dass die meisten Prüfungen problemlos digital durchgeführt werden können – ohne Qualitätsverlust. Das spart unseren Mandanten Zeit und sorgt für mehr Flexibilität.

4. Wie gestaltet sich der Ablauf eines EU-Audit Horizon?

Grundsätzlich beginnt ein EU-Forschungsprojekt mit der Antragstellung für ein spezifisches Förderprogramm. Im Rahmen des Grant Agreements werden Budgets auf ein Konsortium verteilt, bestehend aus Universitäten und Forschungseinrichtungen in Europa. Die Mittelverteilung erfolgt dabei entlang der vereinbarten Work-Packages.

Wir als Auditor und Wirtschaftsprüfer werden erst dann aktiv, wenn der Projektzeitraum (z. B. 36 oder mehr Monate) nahezu abgeschlossen ist und die Projektkosten überwiegend angefallen sind.

Unser typischer Prüfungsablauf umfasst folgende Schritte:

• Anforderung des Grant Agreements inkl. etwaiger Amendments
• Erstellung und Versand der Terms of Reference (ToR), die unterzeichnet vorliegen müssen
• Analyse der Buchungslisten und Auswahl der Stichproben (Personal-, Sach-, Reise- und andere Kosten)
• Frühzeitiger Upload der Belege durch die Projektpartner in unsere BerKon-Cloud
• Prüfung der Unterlagen auf Basis des vorgegebenen EU-Prüfkatalogs

Während der Prüfung stehen wir in engem Kontakt mit den zuständigen Projektmitarbeiter/innen. Kommunikation erfolgt flexibel per E-Mail, Video-Call, Telefon, Chat oder direkt über die Cloud.

Sollten Beanstandungen auftreten, besprechen wir gemeinsam mit Ihnen die notwendigen Korrekturen. Nachbearbeitungen, etwa bei fehlenden Belegen oder Unterschriften, werden strukturiert eingeholt.

Abschließend erstellen wir die vollständige Prüfungsdokumentation sowie das CFS (Certificate of Financial Statement) und leiten diese zur Schlusskontrolle an den verantwortlichen Wirtschaftsprüfer weiter. Die Unterzeichnung erfolgt elektronisch und das Zertifikat wird anschließend über die BerKon-Cloud zur Weiterleitung an die EU bereitgestellt.

5. Wie ermittelt sich das Prüfungshonorar für ein EU-Audit?

Die Ermittlung des Honorars erfolgt auf Basis unseres Grundsatzes: fair, transparent und wettbewerbsfähig. Da jedes Horizon Europe-Projekt unterschiedlich ist, erfolgt die Einschätzung individuell – mit Blick auf Umfang, Komplexität und Prüfungsaufwand.

1. Erste Einschätzung

• Grundlage ist das geplante Fördervolumen (total eligible costs).
• Ein grober Richtwert: etwa 1 % der Gesamtkosten als Orientierung.
• Bei großen Projekten sinkt der relative Anteil – bei kleinen Projekten nahe der Mindestgrenze kann der Anteil überproportional höher liegen.

2. Konkretisierung der Schätzung

• besondere Aufwände wie EU-weite Ausschreibungen oder komplexe Vergaben
• projektspezifische Sonderregelungen oder Vereinbarungen
• Erfahrung der Einrichtung mit EU-Projekten (Erstprojekt?)
• Volumen der Unterlagen und Beleganzahl
• Verfügbarkeit und Qualität der vorbereiteten Unterlagen

Wir als Auditor und Wirtschaftsprüfer gleichen die Schätzung mit Erfahrungswerten aus vergleichbaren Audits ab und erstellen daraus ein realistisches Angebot. Bei unvorhergesehenem Mehraufwand tragen wir diesen in der Regel selbst – außer, er wurde durch Versäumnisse der Einrichtung verursacht (z. B. durch Ausfälle von Personal).

Gern erstellen wir auf Basis einiger Eckdaten (Projektgröße, Kostenstruktur, Zeitraum) eine unverbindliche Vorabschätzung. Senden Sie uns dazu einfach eine E-Mail mit den relevanten Informationen.

6. Ratgeber für Audit Horizon: Tipps und Tricks bei häufig auftretenden Schwierigkeiten

Projektverlängerung und Auswirkungen auf das Audit

Wird der Projektzeitraum durch die europäische Kommission verlängert, verschiebt sich in der Regel auch der vereinbarte Prüfungstermin. Bereits unterzeichnete ToR müssen dann eventuell erneut angefragt und angepasst werden. Bitte teilen Sie uns frühzeitig mit, ob eine Verlängerung geplant ist, um unnötigen Mehraufwand auf beiden Seiten zu vermeiden.

Bereits erfolgte Prüfung durch einen 2nd-Level-Auditor der EU

Sollte bereits vor Abschluss des Projekts eine 2nd-Level-Prüfung durch die EU erfolgt sein, entfällt meist eine zusätzliche Prüfung durch einen 1st-Level-Auditor. Wir empfehlen frühzeitig Rücksprache mit dem Projektkoordinator oder Financial Officer zu halten, um zu klären, ob und für welche Perioden ein Audit noch erforderlich ist.

Überleitungsrechnung von der Buchhaltung zum Financial Statement

Eine korrekte Überleitungsrechnung zwischen Finanzbuchhaltung und dem EU-konformen Financial Statement ist ein zentraler Bestandteil unserer Prüfungsarbeit als Auditor und Wirtschaftsprüfer. Durch wechselnde Sachbearbeiter kommt es jedoch regelmäßig vor, dass diese nicht vollständig oder nicht korrekt übergeben wird. Das verursacht häufig unnötigen Mehraufwand und Rückfragen. Bitte stellen Sie sicher, dass die Überleitungsrechnungen für alle abgerechneten Forschungsperioden vollständig und korrekt dokumentiert sind – idealerweise bereits zum Projektabschluss.

Personalkosten: häufige Fehlerquellen

Zweifache Obergrenze: Die im Projekt abgerechneten Tagesäquivalente dürfen max. 215 Arbeitstage pro Jahr nicht überschreiten. Zudem dürfen die berechneten Personalkosten den tatsächlichen Bruttolohn laut Lohnbuchhaltung nicht überschreiten.

Jährliche Stundensatzermittlung: Anders als bei Horizon 2020 dürfen unter Horizon Europe wieder die tatsächlichen Personalkosten der jeweiligen Berichtsperiode für die Berechnung verwendet werden. Das reduziert Fehlberechnungen deutlich.

Auditkosten als Projektkosten berücksichtigen

Laut Artikel 6.2 des Model Grant Agreements zählen die Kosten für das CFS unter die Kategorie „C.3 Costs of other goods and services“. Sie dürfen somit auch nach Ende des Projektzeitraums entstehen und gelten dennoch als förderfähig. Wir als Auditor und Wirtschaftsprüfer empfehlen, die Kosten frühzeitig zu planen und im Budget zu berücksichtigen.

7. Wie erfolgt die Zusammenarbeit mit dem Wirtschaftsprüfer bei einem EU Audit Horizon?

Unsere Auditoren und Wirtschaftsprüfer arbeiten mobil – sie führen die Prüfung sowohl digital als auch bei Bedarf vor Ort durch. Vor-Ort-Prüfungen erfolgen beispielsweise zur Sichtung von Originalbelegen oder zur Klärung offener Punkte im persönlichen Austausch.

Ihr persönlicher Ansprechpartner

Für jedes Audit stellen wir einen festen Ansprechpartner zur Verfügung – einen erfahrenen Prüfer, der das Projekt inhaltlich kennt und alle Schritte begleitet. Er steht Ihnen durchgängig bis zur Ausstellung des CFS zur Verfügung.

Verlässliche Terminplanung

Der Prüfungstermin wird im Vorfeld abgestimmt – ebenso wie ein fester Zeitraum für die Zertifikatsausstellung. So haben Ihre Projektbeteiligten ausreichend Zeit zur Vorbereitung, und wir garantieren, dass unser Prüfungsteam fristgerecht einsatzbereit ist. Unsere verlässliche Terminplanung sorgt dafür, dass Ihr CFS pünktlich zur Deadline fertiggestellt wird.

Rechtssicherheit durch Erfahrung

Unsere Prüfungen erfolgen stets EU-konform. Wir arbeiten auf Grundlage der offiziellen Prüfstandards und mit revisionssicherer Dokumentation. Materielle Beanstandungen unserer Audits hat es in all den Jahren nicht gegeben. Auch sprachliche Anpassungen an neue EU-Terminologien werden von uns proaktiv umgesetzt. Für Sie bedeutet das: maximale Rechtssicherheit.

Diese zuverlässige Arbeitsweise ist der Grund, warum uns viele Universitäten und Forschungseinrichtungen seit Jahrzehnten vertrauen.

Ihr persönlicher Kontakt bei BerKon