Wie wird ein Jahresabschluss geprüft?

Auch wenn (theoretisch) alle Jahresabschlussprüfungen gleich ablaufen sollten, ergeben sich in der Praxis häufig erhebliche Unterschiede. Hier gibt es eine große Bandbreite, wie ein Jahresabschluss geprüft wird. Auf der einen Seite die Wirtschaftsprüfer, die hauptsächlich als Steuerberater arbeiten und dann gelegentlich für eine Prüfung mal Mitarbeiter aus dem Steuerbüro einsetzen. Dem stehen gegenüber Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, die das ganze Jahr über qualifizierte Prüfer einsetzen und die über eine eigene Logistik für die Planung und Organisation der Prüfungsaufträge verfügen, wie dies beispielsweise auch bei uns der Fall ist.

Dann gibt es auch das andere Extrem, wo internationale Prüfungskonzerne kleine und mittelständische Unternehmen prüfen und je nach zeitlicher Verfügbarkeit, mal einen Prüfer, nicht selten noch frisch vom Studium, beim zu prüfenden Unternehmen vorbeischicken. Im nächsten Jahr kommt dann wieder ein anderer Prüfer, der dann auch noch anders prüft – so jedenfalls haben wir es schon von Mandanten berichtet bekommen.

Wir wollen auf dieser Seite in Grundzügen den Ablauf einer professionellen Jahresabschlussprüfung darstellen, wie wir ihn auch praktizieren. Dazu haben wir folgende Fragekreise dargestellt:

Wie erfolgt die Vorbereitung einer Jahresabschlussprüfung?

Ob eine Jahresabschlussprüfung professionell abläuft und damit schnell und routiniert durchgeführt wird, entscheidet sich bereits in der Planungsphase. Schon die Terminplanung, die Anforderungen von Unterlagen, die Abstimmung mit dem Rechnungswesen des zu prüfenden Unternehmens sowie die Organisation der Arbeitsabläufe haben einen hohen Einfluss auf eine Jahresabschlussprüfung.

Denn diese Planungen entscheiden, ob dann die tatsächliche Durchführung der Jahresabschlussprüfung wie ein Uhrwerk abläuft. Als Kontrast dazu kann eine Prüfung durch Missverständnisse und Unterbrechungen geprägt sein und sich dann meist auch noch unnötig in die Länge ziehen.

Start einer Jahresabschlussprüfung

Vor Beginn einer jeden Jahresabschlussprüfung stehen ein paar „Formalien“. Zum einen sollte als erstes ein Gesellschaftsbeschluss für die Bestellung des Abschlussprüfers für die Jahresabschlussprüfung des betreffenden Geschäftsjahres erfolgen. Zum anderen ist eine schriftliche Erteilung des Prüfungsauftrages durch die Geschäftsführung vorzunehmen.

Im nächsten Schritt erstellt der Wirtschaftsprüfer ein Auftragsbestätigungsschreiben, indem die berufsrechtlich vorgeschriebenen rechtlichen Rahmenbedingungen für den Prüfungsauftrag festgehalten werden. Dieses Schreiben richtet sich an die Geschäftsführung und sollte von ihr unterzeichnet und an den Abschlussprüfer zurückgesendet werden.

Unser erster Prüfungstermin bei einer Jahresabschlussprüfung ist dann das Vorgespräch mit der Geschäftsleitung. Für die Planung unserer Jahresabschlussprüfung ist die Sichtweise und die Einschätzung der Unternehmenssituation durch die Geschäftsführung für uns grundlegend. Daraus kann ein Prüfungsansatz und damit eine Prüfungsstrategie entwickelt werden. Darüber erhalten wir hier natürlich Informationen aus erster Hand, die wir in dieser Form sonst nicht bekommen könnten

Bei einem folgenden Abstimmungsgespräch mit der Leitung des Rechnungswesens erarbeiten wir einen individuellen Termin- und Arbeitsplan. Dieser betrifft sowohl unsere Prüfer als auch die Mitarbeiter des Rechnungswesens des zu prüfenden Unternehmens. Auf dieser Grundlage nehmen wir gemeinsam eine Abstimmung vor und passen diesen Plan an die Bedürfnisse des Unternehmens an.

Anforderungen und Austausch von Unterlagen

Auf Grundlage dieser Gespräche erfolgt dann die eigentliche Vorbereitung der Jahresabschlussprüfung. Wir als Prüfer haben entsprechend den geltenden Prüfungsstandards eine Reihe von Prüfungsdokumenten anzulegen, indem wir eine erste Evaluierung des Unternehmens aus prüferischer Sicht vornehmen. Darauf aufbauend erstellen wir eine Anforderungsliste für das Rechnungswesen für die Vorbereitung und zur Verfügungstellung von Unterlagen für uns. Für die Zeit bis zum Prüfungsbeginn vor Ort bleiben wir mit dem Rechnungswesen per Telefon und E-Mail im regelmäßigen Kontakt, damit wir Fragen austauschen und uns gut abstimmen können.

Organisation Jahresabschlussprüfung
Eine gute Planung ist das A und O.

Wir tauschen alle Dokumente auf digitalen Wege. Dazu haben wir eine eigene lokale und hoch abgesicherte Cloud entwickelt, die wir dem Unternehmen zur Verwendung zur Verfügung stellen. Alle Prüfungsunterlagen gehen über die BerKon-Cloud was für beide Seiten den Vorteil hat, dass bis zum Ende der Jahresabschlussprüfung beide Seiten immer alle bis zur Fertigstellung der Prüfung ausgetauschten Dokumente jederzeit zur Verfügung haben.

Je besser die Vorbereitung einer Jahresabschlussprüfung erfolgt, desto besser läuft dann auch die eigentliche Prüfung. Wir stehen in dieser Phase der Prüfung auch immer für Rat und Tat zur Verfügung. Wir lösen hier gerne Fragen oder Probleme, die an uns herangetragen werden. Damit können wir nicht nur den Mitarbeitern des Rechnungswesens helfen, sondern vermeiden auch spätere „Überraschungen“ in der Hauptprüfung. Aus unserer Sicht ist eine gute Vorbereitung von beiden Seiten bereits die „halbe Prüfung“.

Wie läuft eine Jahresabschlussprüfung ab?

Nach der vorstehend dargestellten Vorbereitungsphase kommen unsere Prüfer, je nach Größe des Unternehmens und damit Umfang der Jahresabschlussprüfung, für ein bis drei Tage vor Ort ins Unternehmen zur Vorprüfung.

Zuerst eine Vorprüfung

Im Rahmen des Vorprüfungstermins zu dem der Jahresabschluss noch nicht vorliegen muss, werden von den Prüfern alle Recherche- und Prüfungsarbeiten durchgeführt, die dann in das endgültige Prüfungsprogramm münden. Wir achten dabei darauf, dass für alle Beteiligten die Arbeitsbelastung auf das Notwendigste begrenzt wird, was eigentlich selbstverständlich sein sollte.

Wir haben zur Vorprüfung bereits alle Unterlagen aus der Vorprüfungsphase ausgearbeitet und können uns damit auf den Aufbau des Rechnungswesens und deren Prozessabläufe im Unternehmen fokussieren. Dazu nehmen wir Befragungen vor und legen Dokumentationen an (damit wir im nächsten Jahr nicht die gleichen Fragen stellen müssen). Es folgt die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung in Stichproben, wie es durch die Prüfungsstandards vorgegeben ist.

Zum Abschluss der Vorprüfungsarbeiten nehmen wir nochmals eine Abstimmung mit den Mitarbeitern des Rechnungswesens vor. Dies betrifft noch fehlende Unterlagen und das Klären von letzten Bilanzierungsfragen zu der späteren Aufstellung des Jahresabschlusses. Selbstverständlich achten wir darauf, dass wir uns selbst an alle abgestimmten Vorgaben halten, sowohl in terminlicher als auch in arbeitstechnischer Hinsicht.

Dann kommt die Hauptprüfung

Wenn der Jahresabschluss dann zum vereinbarten Zeitpunkt zur weiteren Wirtschaftsprüfung bereitliegt kommen unsere Prüfer vor Ort zur Hauptprüfung. Alle beteiligten Personen wissen dann exakt, was auf sie im Einzelnen zukommt. Sollten doch noch Probleme auftreten oder sich Beanstandungen ergeben, lösen wir dies gemeinsam vor Ort mit unseren Ansprechpartnern. Die gute Vorbereitung und die Durchführung einer Vorprüfung zahlen sich jetzt aus, weil es jetzt regelmäßig nur noch um die Details des Jahresabschlusses und des Lageberichts geht.

Ohne die Qualität unserer Jahresabschlussprüfungen in irgendeinem Punkt einzuschränken, machen wir nur das wirklich Erforderliche und erwarten auch nicht mehr von unseren Ansprechpartnern. So würden wir auch nicht auf die Idee kommen, bestimmt aufwendige Arbeiten für das Unternehmen anzufordern, die für die Abschlussprüfung von geringer Relevanz sind. Auch spielt bei uns niemand „Oberbuchhalter“ und bürdet den Buchhaltern des zu prüfenden Unternehmens mehrseitige Umbuchungslisten mit vielen Kleinstbeträgen auf. Auch andere formelle Anforderungen, dass irgendetwas „besser aussieht“ oder „weil es woanders auch so immer gemacht wird“, entfallen bei uns.

Unsere Prüfer verstehen sich nicht als „Kontrolleure“ sondern als Arbeitspartner der Mitarbeitern des Rechnungswesens, um die Jahresabschlussprüfung gemeinsam erfolgreich abschließen zu können.

Zuletzt Abschlussgespräch und Prüfungsbericht

Nach Abschluss der Prüfungsarbeiten vor Ort stellen wir in der folgenden Woche die Prüfungsarbeiten und Prüfungsdokumentation in unserer Kanzlei fertig. Anschließend erstellen wir den Entwurf des Prüfungsberichtes für das Abschlussgespräch mit der Geschäftsleitung. Bis zur endgültigen Übermittlung der endgültigen digitalen und papiergebundenen Prüfungsberichte vergehen bei uns in der Regel nicht mehr als sieben Werktage. Bei uns braucht niemand wochenlang auf Prüfungsberichte zu warten oder einem Termin für das Abschlussgespräch.

Jahresabschlussprüfung durch qualifizierte Prüfer
qualifizierte Prüfer als Arbeitspartner
des Rechnungswesens

Wie ist der zeitliche Ablauf einer Jahresabschlussprüfung?

Eine gute Planung ist das A und O einer jeden professionellen Jahresabschlussprüfung, wie wir das vorstehend bereits ausgeführt hatten. Nicht selten erstreckt sich die Erteilung des Prüfungsauftrages bis zu dessen Abschluss über bis zu einem halben Jahr, wie wir unten in dem folgenden Beispiel noch verdeutlichen werden.

Aus diesem Grund hat die Terminplanung für uns einen sehr hohen Stellenwert. Zum einen führen wir im ersten Halbjahr eines Jahres zahlreiche Jahresabschlussprüfungen durch und möchten soweit möglich, jedem Unternehmen seinen „Wunschtermin“ ermöglichen. Zum anderen kann dieser längere Zeitraum von den Mitarbeitern des Rechnungswesens sehr gut genutzt werden, um Stück für Stück in aller Ruhe die erforderlichen Unterlagen vorzubereiten, so wie es ihnen zeitlich am besten passt.

Den grundlegenden Ablauf einer Jahresabschlussprüfung haben wir bereits in den vorstehenden Kapiteln auf dieser Seite dargelegt. Hier möchten wir zum besseren Verständnis nochmals die zeitliche Dimension einer Jahresabschlussprüfung verdeutlichen:

Terminplanung

Eine professionelle Wirtschaftsprüfung erfordert genau fünf Termine (außer es ist die Durchführung einer Inventurbeobachtung erforderlich):

Vorgespräch mit der Geschäftsleitung

Abstimmungsgespräch mit dem Rechnungswesen

Vorprüfungstermin

Hauptprüfungstermin

Abschlussgespräch mit der Geschäftsleitung.

Diese zu Prüfungsbeginn geplanten Termine stellen eine effektive Durchführung einer Jahresabschlussprüfung für beide Seiten sicher. Bei kleinen Prüfungen kann man einzelne Termine auch zusammenfassen, z. B. das Vorgespräch mit der Geschäftsleitung mit dem Abstimmungsgespräch Rechnungswesen oder auch Vor- und Hauptprüfung zu einem gemeinsamen Termin.

Beispiel zum Ablauf einer Jahresabschlussprüfung

Einen typischen zeitlichen Ablauf für mittelgroße Jahresabschlussprüfung möchten wir beispielhaft wie folgt veranschaulichen:

Wie bereits ausgeführt, veranschaulicht dieser Zeitraum eine typische Jahresabschlussprüfung, insbesondere bei Folgeprüfungen. Bei Erstprüfungen oder nach individuellen Absprachen, kann dieser Zeitraum auch auf bis zu drei Wochen verkürzt werden, was dann aber sowohl auf Seiten des Rechnungswesens als auch auf Prüferseite einen hohen Arbeitsaufwand erfordert.

Der große Vorteil und auch der Grund warum die meisten unserer Mandanten diesen zeitlichen Ablauf einer Jahresabschlussprüfung so schätzen ist, dass die Jahresabschlussprüfung sehr gut in den normalen Arbeitsablauf im Rechnungswesen integriert werden kann. Er kann dann quasi „nebenher“ erledigt werden. Damit wird nicht nur ein „schonender Ablauf“ der Jahresabschlussprüfung ermöglicht, sondern auch unnötiger Stress für beide Seiten vermieden.

Begleitende Prüfungsdurchführung

Darüber hinaus können sich hier auch Synergieeffekte ergeben. Je nach Unternehmen und Rechnungswesen können entsprechend der zeitlichen Abarbeitung der Mitarbeiter im Rechnungswesen auch bestimmte Positionen des Jahresabschlusses begleitend zur Aufstellung des Jahresabschlusses im Unternehmen gleich mitgeprüft werden. Typische Beispiele sind bei größeren Unternehmen mit umfangreichen Anlagevermögen, z. B. wenn diese Position im Bereich von 100 Mio. Euro oder mehr liegt.

Hier können durch Einzelabsprachen bei der Aktivierung begleitende Prüfungshandlungen vorgenommen bzw. vorgezogen werden, so dass diese Position zu Zeitpunkt der Hauptprüfung bereits erledigt ist und die zuständigen Mitarbeiter des Rechnungswesens auch durch das Feedback des Prüfers gleich in einem Arbeitsschritt ihre Arbeiten endgültig abschließen können.

Ein letzter Aspekt im zeitlichen Ablauf von Abschlussprüfungen sind Prüfungen, die von vorherein eine sehr enge Deadline haben. Insbesondere ist dies der Fall bei zu prüfenden Tochterunternehmen eines Konzerns, die bereits im Januar eines Folgejahres sowohl die Aufstellung als auch die Prüfung des Jahresabschlusses abgeschlossen haben wollen. Hier gibt es bestimmte Verfahrensweisen und Methoden, die im Prinzip darauf hinauflaufen, begleitende Prüfungshandlungen bei der Aufstellung des Jahresabschlusses vorzunehmen, wie wir das im obigen Beispiel für das Anlagevermögen dargestellt hatten. Insbesondere große Prüfungskonzerne arbeiten so, was dann daran erkenntlich ist, dass das Datum der Aufstellung und das Datum des Bestätigungsvermerks identisch sind.

Weitere Fragen zu Jahresabschlussprüfung und Wirtschaftsprüfung finden Sie hier: 10 Fragen & Antworten