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Wie ist der Ablauf einer Jahresabschlussprüfung?
Der Ablauf einer Jahresabschlussprüfung lässt sich bei guter Vorbereitung und Abstimmung schnell und effektiv für alle Beteiligten gestalten. Der Ablauf sollte strukturiert und transparent erfolgen. Im Folgenden beschreiben wir die Vorgehensweise, nach der wir als Wirtschaftsprüfungsgesellschaft für den Mittelstand alle unsere Jahresabschlussprüfungen durchführen.
In diesem Artikel beantworten wir folgende Fragen:
Wie wird ein Jahresabschluss geprüft?
Ein Jahresabschluss wird in der Praxis durch verschieden Wirtschaftsprüfer oftmals sehr unterschiedlich geprüft, obwohl alle Jahresabschlussprüfungen grundsätzlich gleich ablaufen sollten. Die Bandbreite ist groß. Auf der einen Seite stehen Abschlussprüfer, die überwiegend als Steuerberater tätig sind und Mitarbeiter aus dem Steuerbüro für eine Prüfung einsetzen. Diese Prüfungen haben zumeist keine feste Struktur. Dem gegenüber stehen Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, die das ganze Jahr über qualifizierte Prüfer beschäftigen und über eine eigene Logistik für Planung und Organisation der Prüfungsaufträge verfügen. Zu dieser zweiten Gruppe zählen wir.
Ein anderes Muster zeigt sich bei großen Prüfungsgesellschaften, die kleine und mittelständische Unternehmen prüfen. Je nach Verfügbarkeit kommt dort ein Prüfer vorbei, nicht selten frisch vom Studium. Im Folgejahr erscheint ein anderer Prüfer, der anders vorgeht und zu anderen Ergebnissen kommt. So haben es uns Mandanten aus eigener Erfahrung berichtet. Auch hier fehlen gelegentlich festgelegte Abläufe.
Auf dieser Seite stellen wir den Ablauf und die Vorgehensweise einer professionellen Jahresabschlussprüfung in Grundzügen dar, so wie wir sie praktizieren. Wir gehen dabei auf die Vorbereitung der Prüfung, die eigentliche Durchführung und den zeitlichen Ablauf ein. Ob für Ihr Unternehmen eine gesetzliche Jahresabschlussprüfung verpflichtend ist oder Sie sich für eine freiwillige Jahresabschlussprüfung entscheiden, der hier beschriebene Ablauf bleibt im Kern derselbe.
Wie erfolgt die Vorbereitung einer Jahresabschlussprüfung?
Der Erfolg einer Jahresabschlussprüfung entscheidet sich bereits in der Planungsphase. Schon die Terminplanung, die Anforderung von Unterlagen, die Abstimmung mit dem Rechnungswesen des zu prüfenden Unternehmens sowie die Organisation der Arbeitsabläufe beeinflussen die spätere Durchführung erheblich.
Eine sorgfältige Planung entscheidet darüber, ob eine Prüfung reibungslos verläuft. Fehlt sie, ist die Prüfung häufig von langwierigen Kommunikationsprozessen, Wartezeiten und Terminverschiebungen geprägt und zieht sich in die Länge, weil irgendwer nicht verfügbar ist.
Eine gute Planung ist das A und O.
Start einer Jahresabschlussprüfung
Vor Beginn jeder Jahresabschlussprüfung stehen einige Formalien. Zunächst erfolgt ein Gesellschaftsbeschluss zur Bestellung des Abschlussprüfers. Anschließend erteilt die Geschäftsführung den Prüfungsauftrag schriftlich.
Der Wirtschaftsprüfer erstellt dazu ein Auftragsbestätigungsschreiben, in dem die berufsrechtlich vorgeschriebenen Rahmenbedingungen für den Prüfungsauftrag festgehalten werden.
Der erste Prüfungstermin ist das Vorgespräch mit der Geschäftsleitung und dem Rechnungswesen. Für unsere Prüfungsstrategie sind die Sichtweise und die Einschätzung der Unternehmenssituation durch die Geschäftsführung grundlegend. Ebenso wichtig ist für uns die Ausgestaltung des Rechnungswesens und der dort tätigen Personen. Deshalb legen wir Wert darauf, uns zunächst persönlich kennenzulernen.
In einem folgenden Abstimmungsgespräch mit der Leitung des Rechnungswesens erarbeiten wir einen individuellen Termin- und Arbeitsplan. Dieser betrifft sowohl unsere Prüfer als auch die Mitarbeiter des Rechnungswesens. Auf dieser Grundlage stimmen wir den Plan ab und passen ihn an die Bedürfnisse des Unternehmens an.
Anforderung und Austausch von Unterlagen
Auf Grundlage dieser Gespräche beginnt die eigentliche Vorbereitung der Jahresabschlussprüfung. Entsprechend den geltenden Prüfungsstandards legen wir eine Reihe von Arbeitspapieren an und nehmen eine erste Einschätzung des Unternehmens aus prüferischer Sicht vor. Darauf aufbauend erstellen wir eine Anforderungsliste für das Rechnungswesen, das die benötigten Unterlagen vorbereitet und uns zur Verfügung stellt. Bis zum Prüfungsbeginn vor Ort bleiben wir in regelmäßigem Kontakt, um Fragen zu klären und uns abzustimmen.
Alle Dokumente tauschen wir auf digitalem Weg aus. Dafür stellen wir dem Unternehmen eine eigene Cloud zur Verfügung. Sämtliche Prüfungsunterlagen laufen über die BerKon-Cloud, sodass beiden Seiten bis zum Ende der Prüfung jederzeit alle Dokumente vorliegen.
Je sorgfältiger die Vorbereitung erfolgt, desto reibungsloser verläuft die eigentliche Prüfung. Wir stehen vor, während und nach der Prüfung für Fragen zur Verfügung und klären auftretende Probleme gemeinsam. So unterstützen wir die Mitarbeiter des Rechnungswesens und vermeiden offene Punkte in der Hauptprüfung. Eine gute Vorbereitung auf beiden Seiten ist aus unserer Sicht bereits ein wesentlicher Teil der Prüfung.
Wie läuft eine Jahresabschlussprüfung ab?
Nach der Vorbereitungsphase kommen unsere Prüfer für die Vorprüfung vor Ort ins Unternehmen. Die Dauer richtet sich nach der Größe des Unternehmens und dem Umfang der Jahresabschlussprüfung und beträgt einen oder mehrere Tage.
Zuerst eine Vorprüfung
Im Vorprüfungstermin führen die Prüfer alle Recherche- und Prüfungsarbeiten durch, die in das endgültige Prüfungsprogramm münden. Der Jahresabschluss muss zu diesem Zeitpunkt noch nicht vorliegen. Wir achten darauf, die Arbeitsbelastung für alle Beteiligten auf das Notwendige zu begrenzen.
Zur Vorprüfung haben wir bereits alle Unterlagen aus der vorangegangenen Vorbereitung ausgearbeitet und können uns auf den Aufbau des Rechnungswesens und die Prozessabläufe im Unternehmen konzentrieren. Dazu prüfen wir das interne Kontrollsystem, nehmen Befragungen vor und dokumentieren diese, sodass wir im Folgejahr nicht dieselben Fragen erneut stellen. Anschließend prüfen wir die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung in Stichproben, wie es die Prüfungsstandards vorgeben.
Prüfung eines Jahresabschluss
Zum Abschluss der Vorprüfungsarbeiten stimmen wir uns erneut mit den Mitarbeitern des Rechnungswesens ab. Dabei geht es um noch fehlende Unterlagen und um letzte Bilanzierungsfragen zur späteren Aufstellung des Jahresabschlusses. Wir halten uns dabei an alle abgestimmten Vereinbarungen, sowohl terminlich als auch arbeitstechnisch.
Dann kommt die Hauptprüfung
Liegt der Jahresabschluss zum vereinbarten Zeitpunkt vor, kommen unsere Prüfer für die Hauptprüfung vor Ort. Geprüft werden die Bestandteile des Jahresabschlusses, also Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung sowie der Anhang. Bei prüfungspflichtigen Kapitalgesellschaften gehört auch der Lagebericht zum Prüfungsgegenstand. Alle Beteiligten wissen dann genau, was auf sie zukommt. Treten Beanstandungen auf, lösen wir diese gemeinsam mit dem Rechnungswesen vor Ort. Die sorgfältige Vorbereitung und die vorangegangene Vorprüfung zahlen sich jetzt aus, da es überwiegend nur noch um abgrenzbare Prüfungsfelder des Jahresabschlusses geht.
Wir beschränken uns auf das Erforderliche, ohne die Qualität der Prüfung einzuschränken, und fordern auch von unseren Ansprechpartnern nicht mehr. Aufwendige Arbeiten, die für die Abschlussprüfung von geringer Relevanz sind, verlangen wir dem Rechnungswesen nicht ab. Wir bürden den Buchhaltern keine mehrseitigen Umbuchungslisten auf und stellen keine formellen Anforderungen, die allein der Optik dienen. Bei der Übernahme eines Prüfungsmandats durch uns stellen viele Unternehmen fest, wie einfach und rationell eine Jahresabschlussprüfung eigentlich ablaufen kann.
Unsere Prüfer verstehen sich als Arbeitspartner der Mitarbeiter des Rechnungswesens, um die Jahresabschlussprüfung gemeinsam erfolgreich abzuschließen.
Zuletzt Abschlussgespräch und Prüfungsbericht
Nach Abschluss der Prüfungsarbeiten vor Ort stellen wir die Prüfungsdokumentation in der folgenden Woche in unserer Kanzlei fertig. Anschließend erstellen wir den Entwurf des Prüfungsberichts für das Abschlussgespräch mit der Geschäftsleitung. Das zentrale Ergebnis der Jahresabschlussprüfung ist der Bestätigungsvermerk, der dem Unternehmen die Ordnungsmäßigkeit von Buchführung und Jahresabschluss bescheinigt. Bis zur Übermittlung der endgültigen Prüfungsberichte vergehen bei uns in der Regel nicht mehr als fünf Werktage.
Wie ist der zeitliche Ablauf einer Jahresabschlussprüfung?
Der zeitliche Ablauf einer Jahresabschlussprüfung erstreckt sich über mehrere Monate. Von der Erteilung des Prüfungsauftrags im Herbst bis zum Abschluss im Frühjahr des Folgejahres liegt ein längerer Zeitraum, der eine sorgfältige Planung voraussetzt.
Die Terminplanung hat für uns deshalb einen hohen Stellenwert. Im ersten Halbjahr führen wir zahlreiche Jahresabschlussprüfungen durch und ermöglichen jedem Unternehmen so weit wie möglich seinen Wunschtermin. Zugleich können die Mitarbeiter des Rechnungswesens den längeren Zeitraum nutzen, um die erforderlichen Unterlagen in Ruhe vorzubereiten, so wie es ihnen zeitlich am besten passt.
Terminplanung
Eine Jahresabschlussprüfung umfasst fünf Termine. Diese werden zu Prüfungsbeginn geplant und stellen eine effektive Durchführung für beide Seiten sicher. Bei kleineren Prüfungen lassen sich einzelne Termine zusammenfassen, etwa das Vorgespräch mit dem Vorprüfungstermin.
| Prüfungstermin | Zweck | Beteiligte |
| Vorgespräch | Einschätzung der Unternehmenssituation, Festlegung der Prüfungsstrategie | Geschäftsleitung, Rechnungswesen, Prüfer |
| Vorprüfungstermin | Prüfung von internem Kontrollsystem und Ordnungsmäßigkeit der Buchführung in Stichproben | Rechnungswesen, Prüfer |
| Inventurbeobachtung (wenn erforderlich) | Beobachtung der Bestandsaufnahme vor Ort | Rechnungswesen, Prüfer |
| Hauptprüfungstermin | Prüfung des aufgestellten Jahresabschlusses anhand abgrenzbarer Prüfungsfelder | Rechnungswesen, Prüfer |
| Abschlussgespräch | Vorstellung des Prüfungsberichts und des Bestätigungsvermerks | Geschäftsleitung, Prüfer |
Beispiel zum Ablauf einer Jahresabschlussprüfung
Ein typischer zeitlicher Ablauf einer mittelgroßen Jahresabschlussprüfung lässt sich in vier Phasen darstellen. Die folgende Übersicht veranschaulicht den Verlauf, der für Folgeprüfungen charakteristisch ist.
Zeitlicher Ablauf Jahresabschlussprüfung
Dieser Zeitraum ist für Folgeprüfungen typisch. Bei Erstprüfungen oder nach individueller Absprache lässt sich der Ablauf auf bis zu drei Wochen verkürzen, was jedoch sowohl im Rechnungswesen als auch auf Prüferseite einen hohen Arbeitsaufwand erfordert.
Die meisten unserer Mandanten schätzen diesen Ablauf, weil sich die Jahresabschlussprüfung gut in den laufenden Arbeitsablauf des Rechnungswesens integrieren lässt. So verläuft die Prüfung schonend und vermeidet unnötigen Aufwand für beide Seiten.
Begleitende Prüfungsdurchführung
Aus diesem Ablauf ergeben sich häufig Synergieeffekte. Je nach Unternehmen und Bearbeitungsstand im Rechnungswesen prüfen wir einzelne Positionen des Jahresabschlusses bereits begleitend zu dessen Aufstellung mit.
Wichtig ist, dass Sie in allen Phasen und auch in den Folgejahren dieselben Prüfer als Ansprechpartner haben. Die Zusammenarbeit ist eingespielt und der Ablauf bleibt verlässlich.
Ein besonderer Fall sind Prüfungen mit enger Deadline. Dies betrifft vor allem Tochterunternehmen, die Aufstellung und Prüfung des Jahresabschlusses bereits im Januar des Folgejahres abgeschlossen haben sollen. Hier nehmen wir begleitende Prüfungshandlungen bereits während der Aufstellung vor und beginnen damit schon im Prüfungsjahr, solange vieles noch nicht fertiggestellt ist. Im Januar erfolgt dann prüfungstechnisch nur noch eine abschließende Aktualisierung.
Fazit
Eine Jahresabschlussprüfung verursacht Arbeit, kann aber ruhig und vorhersehbar ablaufen. Für die Mitarbeiter des Rechnungswesens ist sie oft von Nutzen, da sie ihre Fragen jederzeit, auch unterjährig, an uns richten und in der Zusammenarbeit mit unseren Prüfern Jahr für Jahr dazulernen.
Den Ablauf einer Jahresabschlussprüfung haben Sie auf dieser Seite kennengelernt. Eine Einordnung der voraussichtlichen Kosten erhalten Sie auf der Seite zum Prüfungshonorar.
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Wie läuft eine Jahresabschlussprüfung ab?
Eine Jahresabschlussprüfung gliedert sich in Vorbereitung, Vorprüfung, Hauptprüfung und Abschluss. In der Vorbereitung werden Termin- und Arbeitsplan abgestimmt und Unterlagen angefordert. In der Vorprüfung prüfen die Prüfer das interne Kontrollsystem und die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung. In der Hauptprüfung wird der aufgestellte Jahresabschluss geprüft. Den Abschluss bilden das Abschlussgespräch und der Prüfungsbericht mit dem Bestätigungsvermerk.
Wie lange dauert eine Jahresabschlussprüfung?
Von der Erteilung des Prüfungsauftrags im Herbst bis zum Abschluss im Frühjahr des Folgejahres vergehen mehrere Monate. Der eigentliche Prüfungsaufwand vor Ort umfasst je nach Unternehmensgröße einen oder mehrere Tage je Termin. Der endgültige Prüfungsbericht liegt nach Abschluss der Prüfung in der Regel innerhalb von fünf Werktagen vor. Bei enger Deadline lässt sich der Ablauf auf bis zu drei Wochen verkürzen.
Welche Termine umfasst eine Jahresabschlussprüfung?
Eine Jahresabschlussprüfung umfasst fünf Termine: das Vorgespräch mit der Geschäftsleitung und dem Rechnungswesen, den Vorprüfungstermin, die Inventurbeobachtung wenn erforderlich, den Hauptprüfungstermin und das Abschlussgespräch. Bei kleineren Prüfungen lassen sich einzelne Termine zusammenfassen, etwa das Vorgespräch mit dem Vorprüfungstermin.
Was prüft der Wirtschaftsprüfer beim Jahresabschluss?
Der Wirtschaftsprüfer prüft die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung sowie den Jahresabschluss bestehend aus Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Anhang, bei größeren Unternehmen zusätzlich den Lagebericht. Geprüft werden zudem das interne Kontrollsystem und die Prozessabläufe im Rechnungswesen. Ergebnis der Prüfung ist der Bestätigungsvermerk, der die Ordnungsmäßigkeit von Buchführung und Jahresabschluss bescheinigt.
Wie bereitet man sich auf eine Jahresabschlussprüfung vor?
Die Vorbereitung beginnt mit der Abstimmung eines Termin- und Arbeitsplans zwischen Prüfer und Rechnungswesen. Auf Grundlage einer Anforderungsliste stellt das Rechnungswesen die benötigten Unterlagen zusammen. Eine sorgfältige Vorbereitung auf beiden Seiten ist wesentlich für einen reibungslosen Ablauf, da offene Punkte so bereits vor der Hauptprüfung geklärt werden. Der Austausch aller Unterlagen zwischen Rechnungswesen und Prüfern erfolgt digital schnell und einfach über unsere BerKon-Cloud.
Was ist der Unterschied zwischen Vorprüfung und Hauptprüfung?
Die Vorprüfung findet statt, bevor der Jahresabschluss vollständig aufgestellt ist. Dabei prüfen die Prüfer das interne Kontrollsystem und die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung in Stichproben. Die Hauptprüfung erfolgt nach Aufstellung des Jahresabschlusses und konzentriert sich auf die einzelnen Prüfungsfelder des Abschlusses. Eine gründliche Vorprüfung verkürzt und vereinfacht die spätere Hauptprüfung.