Wie wird ein Jahresabschluss geprüft?
Auch wenn (theoretisch) alle Jahresabschlussprüfungen gleich ablaufen sollten, ergeben sich in der Praxis häufig große Unterschiede. Hier gibt es eine große Bandbreite, wie ein Jahresabschluss geprüft wird. Auf der einen Seite die Wirtschaftsprüfer, die hauptsächlich als Steuerberater arbeiten und dann gelegentlich für eine Prüfung mal Mitarbeiter aus dem Steuerbüro einsetzen. Dem stehen gegenüber Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, die das ganze Jahr über qualifizierte Prüfer einsetzen und die über eine eigene Logistik für die Planung und Organisation der Prüfungsaufträge verfügen, wie dies beispielsweise auch bei uns der Fall ist.
Dann gibt es auch das andere Extrem, wo Prüfungskonzerne kleine und mittelständische Unternehmen prüfen. Je nach zeitlicher Verfügbarkeit, kommt dann mal ein Prüfer vorbei, nicht selten noch frisch vom Studium. Im nächsten Jahr kommt dann wieder ein anderer Prüfer, der dann auch noch anders prüft und zu anderen Ergebnisse kommt – so jedenfalls haben wir es schon von Mandanten berichtet bekommen.
Wir wollen auf dieser Seite in Grundzügen den Ablauf einer professionellen Jahresabschlussprüfung darstellen, wie wir ihn auch praktizieren. Dazu haben wir folgende Fragekreise dargestellt:
Wie erfolgt die Vorbereitung einer Jahresabschlussprüfung?
Ob eine Jahresabschlussprüfung professionell abläuft und damit schnell und routiniert durchgeführt wird, entscheidet sich bereits in der Planungsphase. Schon die Terminplanung, die Anforderungen von Unterlagen, die Abstimmung mit dem Rechnungswesen des zu prüfenden Unternehmens sowie die Organisation der Arbeitsabläufe haben einen hohen Einfluss auf die Prüfungsdurchführung.
Denn diese Planungen entscheiden, ob dann die Jahresabschlussprüfung wie ein Uhrwerk reibungslos abläuft. Als Kontrast dazu kann eine Prüfung durch langwierige Kommunikationsprozesse und Wartezeiten mit Terminverschiebungen geprägt sein und sich dann meist auch noch in die Länge ziehen.
Start einer Jahresabschlussprüfung
Vor Beginn einer jeden Jahresabschlussprüfung stehen ein paar Formalien. Zum einen sollte als erstes ein Gesellschaftsbeschluss für die Bestellung des Abschlussprüfers erfolgen. Zum anderen ist eine schriftliche Erteilung des Prüfungsauftrages durch die Geschäftsführung vorzunehmen.
Dazu erstellt der Wirtschaftsprüfer ein Auftragsbestätigungsschreiben, indem die berufsrechtlich vorgeschriebenen rechtlichen Rahmenbedingungen für den Prüfungsauftrag festgehalten werden.
Unser erster Prüfungstermin bei einer Jahresabschlussprüfung ist dann das Vorgespräch mit der Geschäftsleitung und dem Rechnungswesen. Für unsere Prüfungsstrategie ist die Sichtweise und die Einschätzung der Unternehmenssituation durch die Geschäftsführung grundlegend. Dazu spielt die Ausgestaltung des Rechnungswesens und der darin arbeitenden Personen für uns eine große Rolle. Deswegen legen wir großen Wert darauf, uns zunächst wechselseitig persönlich kennen zu lernen.
Bei einem folgenden Abstimmungsgespräch mit der Leitung des Rechnungswesens erarbeiten wir einen individuellen Termin- und Arbeitsplan. Dieser betrifft sowohl unsere Prüfer als auch die Mitarbeiter des Rechnungswesens des zu prüfenden Unternehmens. Auf dieser Grundlage nehmen wir gemeinsam eine Abstimmung vor und passen diesen Plan an die Bedürfnisse des Unternehmens an.
Anforderungen und Austausch von Unterlagen
Auf Grundlage dieser Gespräche erfolgt dann die eigentliche Vorbereitung der Jahresabschlussprüfung. Wir als Prüfer haben entsprechend den geltenden Prüfungsstandards eine Reihe von Prüfungsdokumenten anzulegen, indem wir eine erste Evaluierung des Unternehmens aus prüferischer Sicht vornehmen. Darauf aufbauend erstellen wir eine Anforderungsliste für das Rechnungswesen für die Vorbereitung und zur Verfügungstellung von Unterlagen für uns. Für die Zeit bis zum Prüfungsbeginn vor Ort bleiben wir mit dem Rechnungswesen in regelmäßigen Kontakt, damit wir Fragen austauschen und uns gut abstimmen können.
Wir tauschen alle Dokumente auf digitalen Wege. Dazu haben wir eine eigene Cloud, die wir dem Unternehmen zur Verfügung stellen. Alle Prüfungsunterlagen gehen über die BerKon-Cloud was für beide Seiten den Vorteil hat, dass bis zum Ende der Jahresabschlussprüfung beide Seiten immer alle Dokumente jederzeit zur Verfügung haben.
Je besser die Vorbereitung einer Jahresabschlussprüfung erfolgt, desto besser läuft dann auch die eigentliche Prüfung. Wir stehen in dieser Phase der Prüfung auch immer für Rat und Tat zur Verfügung. Wir lösen hier gerne Fragen oder Probleme, die an uns herangetragen werden. Damit können wir nicht nur den Mitarbeitern des Rechnungswesens helfen, sondern vermeiden auch spätere „Überraschungen“ in der Hauptprüfung. Aus unserer Sicht ist eine gute Vorbereitung von beiden Seiten bereits die „halbe Prüfung“.
Wie läuft eine Jahresabschlussprüfung ab?
Nach der vorstehend dargestellten Vorbereitungsphase kommen unsere Prüfer, je nach Größe des Unternehmens und damit Umfang der Jahresabschlussprüfung, für ein oder mehrere Tage vor Ort ins Unternehmen zur Vorprüfung.
Zuerst eine Vorprüfung
Im Rahmen des Vorprüfungstermins zu dem der Jahresabschluss noch nicht vorliegen muss, werden von den Prüfern alle Recherche- und Prüfungsarbeiten durchgeführt, die dann in das endgültige Prüfungsprogramm münden. Wir achten dabei darauf, dass für alle Beteiligten die Arbeitsbelastung auf das Notwendigste begrenzt wird, was eigentlich selbstverständlich sein sollte.
Wir haben zur Vorprüfung bereits alle Unterlagen aus der Vorprüfungsphase ausgearbeitet und können uns damit auf den Aufbau des Rechnungswesens und deren Prozessabläufe im Unternehmen fokussieren. Dazu nehmen wir Befragungen vor und legen Dokumentationen an (damit wir im nächsten Jahr nicht die gleichen Fragen stellen). Es folgt die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung in Stichproben, wie es durch die Prüfungsstandards vorgegeben ist.
Zum Abschluss der Vorprüfungsarbeiten nehmen wir nochmals eine Abstimmung mit den Mitarbeitern des Rechnungswesens vor. Dies betrifft noch fehlende Unterlagen und das Klären von letzten Bilanzierungsfragen zu der späteren Aufstellung des Jahresabschlusses. Selbstverständlich achten wir darauf, dass wir uns selbst an alle abgestimmten Vereinbarungen halten, sowohl in terminlicher als auch in arbeitstechnischer Hinsicht.
Dann kommt die Hauptprüfung
Wenn der Jahresabschluss dann zum vereinbarten Zeitpunkt zur weiteren Jahresabschlussprüfung bereit liegt, kommen unsere Prüfer vor Ort zur Hauptprüfung. Alle beteiligten Personen wissen dann exakt, was auf sie im Einzelnen zukommt. Sollten doch noch Probleme auftreten oder sich bei der Prüfung Beanstandungen ergeben, lösen wir dies gemeinsam vor Ort mit dem Rechnungswesen. Die gute Vorbereitung und die Durchführung einer Vorprüfung zahlen sich jetzt aus, weil es jetzt regelmäßig nur noch um abgrenzbare Prüfungsfelder des Jahresabschlusses geht.
Ohne die Qualität unserer Jahresabschlussprüfungen in irgendeinem Punkt einzuschränken, machen wir nur das wirklich Erforderliche und erwarten auch nicht mehr von unseren Ansprechpartnern. So würden wir nicht auf die Idee kommen, bestimmt aufwendige Arbeiten von dem Rechnungswesen anzufordern, die für die Abschlussprüfung von geringer Relevanz sind. Auch spielt bei uns niemand „Oberbuchhalter“ und bürdet den Buchhaltern mehrseitige Umbuchungslisten auf. Auch andere formelle Anforderungen, dass irgendetwas „besser aussieht“ oder „weil es woanders auch so gemacht wird“, entfallen bei uns. Wenn wir ein Prüfungsmandat von einem Vorprüfer übernehmen, staunen viele, wie einfach und rationell so eine Jahresabschlussprüfung sein kann.
Unsere Prüfer verstehen sich nicht als „Kontrolleure“ sondern als Arbeitspartner der Mitarbeitern des Rechnungswesens, um die Jahresabschlussprüfung gemeinsam erfolgreich abschließen zu können.
Zuletzt Abschlussgespräch und Prüfungsbericht
Nach Abschluss der Prüfungsarbeiten vor Ort stellen wir in der folgenden Woche die Prüfungsarbeiten und Prüfungsdokumentation in unserer Kanzlei fertig. Anschließend erstellen wir den Entwurf des Prüfungsberichtes für das Abschlussgespräch mit der Geschäftsleitung. Bis zur endgültigen Übermittlung der endgültigen Prüfungsberichte vergehen bei uns in der Regel nicht mehr als fünf Werktage. Bei uns braucht niemand wochenlang auf Prüfungsberichte zu warten oder einem Termin für das Abschlussgespräch.
des Rechnungswesens
Wie ist der zeitliche Ablauf einer Jahresabschlussprüfung?
Eine gute Planung ist das A und O einer jeden professionellen Jahresabschlussprüfung, wie wir das vorstehend bereits ausgeführt hatten. Von der Erteilung des Prüfungsauftrages im Hebst bis zu dessen Abschluss im Frühjahr des Folgejahres vergehen mehrere Monate.
Aus diesem Grund hat die Terminplanung für uns einen sehr hohen Stellenwert. Zum einen führen wir im ersten Halbjahr eines Jahres zahlreiche Jahresabschlussprüfungen durch und möchten soweit möglich, jedem Unternehmen seinen „Wunschtermin“ ermöglichen. Zum anderen kann dieser längere Zeitraum von den Mitarbeitern des Rechnungswesens sehr gut genutzt werden, um Stück für Stück in aller Ruhe die erforderlichen Unterlagen vorzubereiten, so wie es ihnen zeitlich am besten passt.
Den grundlegenden Ablauf einer Jahresabschlussprüfung haben wir bereits in den vorstehenden Kapiteln auf dieser Seite dargelegt. Hier möchten wir zum besseren Verständnis nochmals die zeitliche Dimension einer Jahresabschlussprüfung verdeutlichen:
Terminplanung
Eine professionelle Wirtschaftsprüfung erfordert genau fünf Termine (außer es ist die Durchführung einer Inventurbeobachtung erforderlich):
Diese zu Prüfungsbeginn geplanten Termine stellen eine effektive Durchführung einer Jahresabschlussprüfung für beide Seiten sicher. Bei kleinen Prüfungen kann man einzelne Termine auch zusammenfassen, z. B. das Vorgespräch mit der Geschäftsleitung mit dem Vorprüfungstermin.
Beispiel zum Ablauf einer Jahresabschlussprüfung
Einen typischen zeitlichen Ablauf für mittelgroße Jahresabschlussprüfung möchten wir beispielhaft wie folgt veranschaulichen:
Wie bereits ausgeführt, veranschaulicht dieser Zeitraum eine typische Jahresabschlussprüfung, insbesondere bei Folgeprüfungen. Bei Erstprüfungen oder nach individuellen Absprachen, kann dieser Zeitraum auch auf bis zu drei Wochen verkürzt werden, was dann aber sowohl auf Seiten des Rechnungswesens als auch auf Prüferseite einen hohen Arbeitsaufwand erfordert.
Der große Vorteil und auch der Grund warum die meisten unserer Mandanten diesen zeitlichen Ablauf einer Jahresabschlussprüfung so schätzen ist, dass die Jahresabschlussprüfung sehr gut in den normalen Arbeitsablauf im Rechnungswesen integriert werden kann. Er kann dann quasi „nebenher“ erledigt werden. Damit wird nicht nur ein „schonender Ablauf“ der Jahresabschlussprüfung ermöglicht, sondern auch unnötiger Stress für beide Seiten vermieden.
Begleitende Prüfungsdurchführung
Darüber hinaus können sich hier auch Synergieeffekte ergeben. Je nach Unternehmen und Rechnungswesen können entsprechend der zeitlichen Abarbeitung der Mitarbeiter im Rechnungswesen auch bestimmte Positionen des Jahresabschlusses begleitend zur Aufstellung des Jahresabschlusses im Unternehmen gleich mitgeprüft werden.
Wichtig ist auch, dass man in allen Phasen und auch in den Folgejahren die gleichen Prüfer als Ansprechpartner hat. Man kennt (und schätzt sich) und alles läuft wie immer. Keine Überraschungen oder Probleme.
Ein letzter Aspekt im zeitlichen Ablauf von Abschlussprüfungen sind Prüfungen, die von vorherein eine sehr enge Deadline haben. Insbesondere ist dies der Fall bei zu prüfenden Tochterunternehmen, die bereits im Januar eines Folgejahres sowohl die Aufstellung als auch die Prüfung des Jahresabschlusses abgeschlossen haben sollen. Hier gibt es bestimmte Prüfungstechniken, die im Prinzip darauf hinauslaufen, begleitende Prüfungshandlungen bei der Aufstellung des Jahresabschlusses vorzunehmen, wie wir das bereits dargestellt hatten. Besonderheit ist aber, dass damit bereits im alten Jahr (also schon im Prüfungsjahr) begonnen wird, wenn vieles noch nicht fertiggestellt worden ist. Im Januar erfolgt dann prüfungstechnisch gesehen nur noch ein "Update".
Fazit:
Jahresabschlussprüfungen verursachen Arbeit, aber sie können ruhig und vorhersehbar und ohne Streß oder Probleme ablaufen. Für die Mitarbeiter des Rechnungswesens erweisen sie sich oft als nützlich, weil alle ihre Fragen loswerden können (auch unterjährig jederzeit erreichbar) und Jahr für Jahr von unseren Prüfern etwas dazu lernen können.
Weitere Fragen zu Jahresabschlussprüfung und Wirtschaftsprüfung finden Sie hier: 10 Fragen & Antworten