Audit Horizon Europe und Horizon 2020 - Ihr CFS vom Wirtschaftsprüfer
Die Auditierung von Horizon Europe Projekten wird zunehmend die häufigste Form von Fördermittelprüfungen werden, welche damit das auslaufende Fördermittelprogramm Horizon 2020 ablösen wird. Die Prüfungen von Audit Horizon 2020 Projekten werden von uns aber weiterhin fortgeführt werden.
Nach dem Audit Ihres Horizon Europe oder Horizon 2020 Projekts erhalten Sie Ihr CFS (Certificate of Financial Statement) von uns digital, schnell und sicher.
In diesen Bereichen arbeiten wir mit mehreren Universitäten und zahlreichen privaten Forschungseinrichtungen seit über mehr als 20 Jahren zusammen. Die wechselnden Programme in der Vergangenheit führten jeweils zu unterschiedlichen Zuwendungsbedingungen. Die Grundlagen blieben jedoch vergleichbar. Dadurch verfügen wir als Wirtschaftsprüfer über umfangreiche Erfahrungen und hohe Spezialkenntnisse, die wir jedes Jahr mit mehr als 25 Audits weiter vertiefen.

Horizon Europe wurde aus dem Horizon 2020 der europäischen Kommission entwickelt. Weil nur einzelne Regelungen und Grenze geändert wurden, handelt es sich nicht wirklich um ein völlig neues Programm.
Nachfolgend haben wir für Sie die wichtigsten Informationen für ein Audit Horizon Europe zusammengestellt, damit Ihrem CFS nichts im Wege steht. Dabei beantworten wir folgende Fragen:
1) Überblick über das Horizon Europe und seine Programme
Im Dezember 2020 wurde durch den Europäischen Rat, das Parlament sowie die Kommission ein Budget in Höhe von ca. 96 Milliarden Euro für Forschungszwecke bereitgestellt. Ziel der Horizon Europe Förderung ist es eine wissens- und innovationsgestützte Gesellschaft und eine wettbewerbsfähige Wirtschaft aufzubauen. Gleichzeitig sollen die Projekte auch zu einer nachhaltigen Entwicklung beitragen. Dabei werden im Wesentlichen die gleichen Schwerpunkte wie bei der Horizon 2020 Förderung verfolgt.
Neu ist jedoch, dass durch Horizon Europe ein strategischer Planungsprozess umgesetzt werden soll, mit dessen Hilfe konkrete Missionen verfolgt und messbar gemacht werden.
Diese Missionen umfassen unter anderem:
Krebs
Kernziele bis 2030:
Prävention, Diagnostik und Behandlung von Krebs optimieren;
Das Leben von mehr als 3 Millionen Menschen verlängern und verbessern.
Anpassung an den Klimawandel
Kernziele bis 2030:
- Europa auf die Bewältigung von Klimaveränderungen vorbereiten;
- 150 Regionen werden Strategien, Innovationsagenden und Entwicklungspfade hin zu Klimaresilienz entwickeln, um bis 2030 klimaresilient zu werden;
- Umsetzung von mindestens 75 groß angelegten und auf andere europäische Regionen übertragbaren Demonstrationsvorhaben im Bereich der Klimaresilienz.
Quelle und vollständige Liste:
https://www.horizont-europa.de/de/Missionen-ein-neuer-Ansatz-im-EU-Rahmenprogramm-1744.html

Dabei verteilen sich die bereitgestellten finanziellen Mittel auf die nachfolgenden Förderbereiche.

Die einzelnen Förderbereiche wiederum teilen sich in eine Vielzahl von unterschiedlichen Projekttypen auf. Diese wiederum haben eigene Kriterien und Anforderungen an das Financial Statement und das Zertifikat sowie unterschiedliche Förderquoten.
Dabei wird deutlich, wie vielfältig die Förderungen weiterhin sind, und nicht immer ist auf den ersten Blick ersichtlich, wann ein Zertifikat zum Financial Statement obligatorisch oder entbehrlich ist.
2) Wann hat eine Auditierung zu erfolgen?
Häufig stellt sich am Ende des Förderprojekts folgende Frage: Ist eine Auditierung notwendig und bis wann muss das Zertifikat zum Financial Statement der Agency vorgelegt werden?
Diese Frage wird in der Regel in Artikel 24 des Grant Agreements beantwortet. Aus diesem ist zu entnehmen, dass ein Audit in der Regel dann notwendig ist, wenn über den gesamten Projektzeitraum „total costs“ von 430.000,- EUR oder mehr gegenüber dem Zuwendungsgeber erklärt wurden.
Bei der Durchführung von Gemeinschaftsprojekten gilt diese Grenze für jeden einzelnen Zuwendungsempfänger individuell. Dabei hat jeder einzelne Zuwendungsempfänger bei Erreichen der Grenze ein Zertifikat beim Projektkoordinator einzureichen.
Das Zertifikat zum Financial Statement ist in der Regel innerhalb von 60 Tagen nach dem Ende der letzten Abrechnungsperiode bei der Agency einzureichen bzw. über das Online-Portal zur Verfügung zu stellen.
Hieraus folgt, dass eine Prüfung innerhalb der 60 Tage nach dem Ende der letzten Forschungsperiode durchzuführen ist, sofern die Grenze von 430.000,- EUR erreicht wurde. Unsere Erfahrung zeigt, dass es sich als praktisch erwiesen hat, wenn die Prüfung ca. 30 Tage nach dem Ende der Abrechnungsperiode erfolgt. Zu diesem Zeitpunkt stehen die abzurechnenden Kosten des Financial Statements fest und die Buchhaltung kann abgeschlossen werden.
Forschungsprojekte können sehr umfangreich sein und ein hohes Finanzierungsvolumen bei einzelnen Zuwendungsempfängern aufweisen. In der Regel laufen diese dann über einen langen Gesamtprojektzeitraum. Hier bietet es sich an, die Prüfungshandlungen für die bereits abgerechneten Perioden vorzuziehen. Beispielsweise könnte man einen Audit bereits nach 36 Monaten und damit vor dem Ablauf des Gesamtförderzeitraums von 60 Monaten durchzuführen. Zum Ende eines großen Projektes, wenn die Zeit wirklich sehr knapp wird, braucht dann nur noch ein Update-Audit für die letzten beiden Perioden durchgeführt werden.
Weiterhin gilt, dass nur ein Zertifikat am Projektende notwendig ist.
3) Was ist im Rahmen eines Audits zu prüfen?
Der Prüfungsinhalt für die empfangenen EU-Fördermittel ergibt sich aus den von der EU festgelegten Procedures (Prüfprogramm) zum Zertifikat und können der Anlage des Grant Agreements entnommen werden. Es beinhaltet insgesamt nunmehr 38 Seiten und sieht für eine Seite beispielsweise wie folgt aus:
Das Prüfprogramm hat sich dabei im Vergleich zu Horizon 2020 nochmals deutlich weiterentwickelt. Dabei ist im Wesentlichen festzuhalten, dass das Prüfprogramm seinen Schwerpunkt weiter auf eine qualitative Prüfung auslegt. So ist der Stichprobenumfang gleich dem von Horizon 2020 mit 10% oder 10 Items je Kostenkategorie. Gleichzeitig haben sich die Anforderungen an die einzelnen Prüfungsschritte jedoch bei einigen Kostengruppen sehr deutlich erhöht.
Unsere Aufgabe als Auditor ist es, die einzelnen Prüfungshandlungen entsprechend den vorgegebenen Audit procedures durchzuführen. Wenn sich hieraus Feststellungen ergeben, sind diese im Zertifikat zum Financial Statement wertungsfrei aufzuführen. Allerdings kann das im Vorfeld zusammen behoben werden, um den Ausweis evtl. Beanstandungen im CFS zu vermeiden.
Wir achten bei unseren Audits stark darauf, dass Feststellungen möglichst vermieden werden. Feststellungen können zum Teil langwierige Nachfragen der EU nach sich ziehen und ggf. auch die nachträglich Reduzierung von Fördermittel zur Folge haben.
Mit Horizon 2020 haben wir die Erfahrung gemacht, dass die Fördermittelprüfungen überwiegend als Fernprüfungen durchgeführt werden können und es hierbei zu keinem Qualitätsverlust der Prüfungsleistungen kommt. Auch den von uns auditierten Forschungsinstituten kommt dies sehr entgegen, da sich dadurch der eigene Zeitaufwand vermindert und mehr zeitliche Flexibilität entsteht.
4) Wie gestaltet sich der Ablauf eines EU-Audit Horizon?
Grundsätzlich beginnt ein EU-Projekt mit der Bewerbung/Beantragung für ein spezielles Programm. Alle Programme weisen ein Gesamtbudget für alle im „Grant Agreement“ involvierten Konsortium aus Universitäten und Forschungseinrichtungen in Europa aus, welches anhand der „Work-Packages“ auf die einzelnen Partner verteilt wird, so dass jeder sein Budget nach Kategorien erhält.
In den unterjährig verlaufenden Reporting- und Abstimmungsprozessen mit dem Koordinator bzw. der zuständigen EU-Stelle sind wir als Prüfer nicht involviert. Unsere Arbeit fängt an, wenn der Projektzeitraum von 36 oder mehr Monaten erreicht ist und alle Projektkosten mehr oder weniger verausgabt wurden und der Audit ansteht.
Für uns geht es los mit der Anforderung von Unterlagen
Sofern eine Auditierung des Forschungsprojekts durch uns erfolgen soll, fordern wir zunächst das Grant Agreement samt Amendments an, mit dessen Hilfe dann die ToR (Terms of References) gefertigt werden, welche wir dann per Mail oder über unsere Cloud zur Unterschrift versenden. Die ToR stellen die Beauftragung zur Prüfung des Projekts dar und sind ein Bestandteil des Zertifikats. Die Anforderung des ToR erfolgt immer frühzeitig, da diese zum Zeitpunkt der Zertifizierung unterzeichnet vorliegen müssen.
Wenn uns die unterschriebenen ToR vorliegen, beginnen wir mit der Anforderung der vorgeschriebenen Stichproben für die einzelnen Kostenkategorien (Personal-, Sachkosten, Reisekosten, etc.), die wir aus den erhaltenen Buchungslisten zum Projekt ableiten. Wir machen uns dann mit den spezifischen Bedingungen des Projekts vertraut und verfolgen alle Änderungen (Amendements) zum Grant Agreement zurück.
Audit Horizon Horizon Projekte alle digital
In der Regel bitten wir unsere Mandanten mit der Übermittlung der Stichprobenauswahl frühzeitig zu beginnen, damit die für unsere Arbeit notwendigen Belege in unserer BerKon-Cloud digital rechtzeitig zur Verfügung gestellt werden.
Von da an führen wir unsere Prüfungsarbeiten durch und prüfen die angeforderten Unterlagen und Belege nach dem von der EU explizit vorgegebenen Katalog von Prüfungshandlungen. Wir stimmen uns hier mit den zuständigen Projektmitarbeitern/innen ab und besprechen gleichfalls Fragen oder ggf. auch auftauchende Probleme.
Dabei bieten wir auch unsere Unterstützung an, soweit dies möglich ist. Wir kommunizieren auf allen "Kanälen", also E-Mail, Telefon, Teams-Chat, Cloud, Video-Call, etc.

Sofern sich von unserer Seite als Wirtschaftsprüfer Beanstandungen ergeben sollten, besprechen wir die erforderlichen Korrekturen und die (Wieder-) Vorlage der hierfür nachzureichenden (korrigierten) Unterlagen.
Gelegentlich sind dann noch Nacharbeiten vorzunehmen, insbesondere wenn es Korrekturen gab oder Belege oder Unterschriften gefehlt haben. Darauf folgend werden von uns dann die notwendigen Unterlagen für das Zertifikat vorbereitet und die Prüfungsdokumentation für das EU-Audit fertiggestellt. Alle Prüfungsunterlagen sowie der Entwurf des Zertifikates (CFS, Certificate of financial statement) werden abschließend dem zuständigen Wirtschaftsprüfer vorgelegt. Dieser nimmt dann seine Schlusskontrolle vor und danach die Unterzeichnung mit elektronischer Signatur des Zertifikat bzw. CFS.
Das CFS stellen wir zeitnah digital über die BerKon-Cloud zur Weiterleitung an die EU zur Verfügung.
5) Wie ermittelt sich das Prüfungshonorar für ein EU-Audit?
erste Schritt: Größenordnung für Honorar abschätzen
Unsere allgemeine Honorargestaltung ist über den nachfolgenden Link ersichtlich Honorargestaltung
Unsere drei Grundsätze: Fairness, Transparenz und Wettbewerbsfähigkeit gelten auch für die Honorarermittlung bei den Audits von Horizon Europe Projekten.
Auf Grund der Vielfältigkeit der Horizon Europe Förderprojekte und des unterschiedlichen Zuwendungsvolumens jedes einzelnen Projekts müssen wir die Prüfungshonorare sehr differenziert einschätzen. Dabei hilft uns unsere langjährige Erfahrung in der Auditierung von Horizon-Projekten.
Die Höhe der Auditkosten richtet sich in erster Linie nach dem für die Auditierung des Projekts entstehenden Prüfungsaufwendungen. Der Prüfungsaufwand lässt sich dabei überwiegend aus der Höhe der Total Costs und der damit verbundenen Prüfungsarbeit ableiten und bildet einen ersten Anhaltspunkt für die Honorarermittlung. Ganz grob ergibt sich als erster vorläufiger Schätzwert eine Relation von +/- 1 % des Betrags der total eligible costs. Bei großen Projekten im Mio. Bereich kann dies eine deutlich kleinere Relation sein, bei kleinen Projekten im Bereich der Mindestgrenze aber auch mehr.
zweiter Schritt: Honorarschätzung spezifizieren und konkretisieren
Weitere Sachverhalte, die einen Einfluss auf die Höhe der Auditkosten haben, sind aufwendig zu prüfende Sachverhalte wie z.B. europaweite Ausschreibungen und Vergaben für Großgeräteanschaffungen, ggfs. projektspezifische Sondervereinbarungen, die Erfahrungen der Forschungseinrichtung mit entsprechenden EU-Projekten (ist dies das erste Projekt?), die Anzahl der Projektmitarbeiter, das Belegvolumen, etc.
Allerdings werden die Kosten auch von Faktoren wie der Verfügbarkeit von Unterlagen, die Korrektheit der erstellten Unterlagen und Abrechnungen, die vorhandene personelle Kompetenz mit den EU-Regelungen, u.v.m. beeinflusst. Dies sind jedoch Kostenfaktoren, die zum Beginn einer erstmaligen Zusammenarbeit von uns nicht vorher gesehen werden können.
Für unsere Honorarschätzung nehmen wir also Zu- und Abschläge vom o. g. vorläufigen Schätzwert und vergleichen den so ermittelten Wert mit dem aus der Nachkalkulation für vergleichbare Projekte entstandenen Zeitaufwand. Aus diesem Vergleich ermitteln wir ein faires und individell angepasstes Honorarangebot.
In einzelnen Fällen, wenn wir mit dem Honorar dennoch nicht auskommen sollten, tragen wir den Mehraufwand selbst. Dies gilt allerdings nicht, wenn der Mehraufwand durch die zu auditierende Forschungseinrichtung entstanden ist, was beispielsweise bei Personalausfällen vorkommt.
Sofern wir einzelne Eckdaten erhalten können, sind wir gerne bereit bei Voranfragen eine vorläufige Schätzung der entstehenden Honorare auch für Sie individuell vorzunehmen. Dazu können Sie uns gerne ein E-Mail-Anfrage senden.
6) Ratgeber für Audit Horizon: Tipps und Tricks bei häufiger auftretenden Schwierigkeiten
Beantragung einer Projektverlängerung und Auswirkungen auf das Audit Horizon
Nicht in jedem Fall läuft ein Forschungsprojekt zeitlich so ab, wie es sich der Projektleiter wünscht. Oft werden in diesen Fällen Verlängerungen des Projektzeitraums beantragt. Sofern diese von der europäischen Kommission bewilligt werden, verlängert sich der Förderzeitraum um die beantragte Verlängerung.
Tatsächlich kommt es immer wieder vor, dass zur Prüfung bereits Termine vereinbart wurden und dann kurz vor dem Beginn der Prüfung sich ergibt, dass sich der Förderzeitraum verlängert. Dadurch muss auch der vereinbarte Audit entsprechend nach hinten verschoben werden, obwohl die ToR bereits angefertigt und unterschrieben vorliegen.
Hierdurch entsteht ein organisatorischer Mehraufwand sowohl für die Forschungseinrichtung sowie auch für uns als Auditor. Daher sollte bei der Planung der Prüfung rechtzeitig mitgeteilt werden, ob eine Projektverlängerung durch den Projektleiter oder dem Projektkoordinator geplant ist, um hierdurch unnötige Mehrarbeiten zu vermeiden.
Bereits erfolgte Prüfung durch 2nd Level Audit der EU
Immer wieder kommt es vor, dass Projekte bereits vor dem Ablauf der Gesamtprojektdauer durch Routineprüfungen von 2nd Level Auditor der EU zufällig geprüft werden. Sofern so ein 2nd Level Audit bereits für eine Projektperiode durchgeführt wurde, ist diese in der Regel nicht nochmal durch einen 1st Level Auditor zu prüfen.
Es empfiehlt sich hier bereits im Vorfeld zur Prüfung über den Gesamtprojektzeitraum den Kontakt zum verantwortlichen Projektkoordinator oder direkt zum Financial Officer zu suchen, um zu herauszufinden, ob oder inwieweit ein Audit für das Forschungsprojekt oder die betreffende Abrechnungsperiode notwendig ist.

ist ein wichtiger Bestandteil
Abstimmung von der Finanzbuchhaltung zum CFS (Überleitungsrechnung)
Zur Prüfung der Financial Statements ist es erforderlich, dass wir im Rahmen des Audits eine Überleitungsrechnung von der Finanzbuchhaltung bzw. Kostenrechnung zum Financial Statement der jeweiligen Abrechnungsperiode erhalten. Diese stell eine wesentliche Grundlage der Prüfungsarbeiten dar.
Durch wechselnde Sachbearbeiter kommt es vor, dass diese Überleitungsrechnung nicht immer korrekt übergeben wird. Das verursacht dann häufig im Nachgang zu einem nicht unerheblichen Mehraufwand. Daher sollte unbedingt darauf geachtet werden, dass die Überleitungsrechnungen zu den jeweiligen abgerechneten Forschungsperioden frühzeitig dokumentiert vorhanden sind.
Personalkosten
Die Abrechnung der Personalkosten für Horizon Europe hat sich im Vergleich zur Abrechnungsweise von Horizon 2020 erneut verändert und stellt die Sachbearbeiter*innen regelmäßig vor Herausforderungen. Daher werden nachfolgend zwei potenzielle Fehlerquellen aufgelistet, die häufiger zu Abrechnungsproblemen führen.
Zweifache Obergrenze der Personalkosten
Die zweifache Obergrenze ist weiterhin ein wesentlicher Bestandteil der Abrechnung der Personalkosten.
Dahinter verbirgt sich zum einen, dass die über das Projekt abgerechneten Tagesäquivalente des Mitarbeiters immer kleiner gleich der maximal abrechenbaren Anzahl von 215 Arbeitstagen je Kalenderjahr sein muss, die zur Abrechnung herangezogen werden.
Zum andern gilt, dass die im Projekt abgerechneten Personalkosten je Mitarbeiter nicht größer den tatsächlichen Kosten laut der Lohnbuchhaltung sein können.
Daher empfiehlt es sich bei der Ermittlung der Personalkostenabrechnung für ein Förderprojekt immer diese beiden Grenzen zusammen für jeden einzelnen Mitarbeiter zu betrachten. Damit wird sichergestellt, dass die Personalkosten nicht zu hoch abgerechnet werden und und nicht spätere Korrekturen nach sich ziehen.
Jährliche Stundensatzberechnung
Mit dem Horizon Europe Fördermittelprogramm wurde die in Horizon 2020 eingeführte Regelung, dass die Personalkosten nur an Hand der Kosten für bereits abgeschlossene Haushaltsperioden ermittelt werden dürfen wieder abgeschafft. Dies war tatsäche eine der größten Fehlerquellen im vorangegangenen Fördermittelprogramm.
Grundlage der Personalkosten sind damit die tatsächlich in den Berichtsperioden entstanden Personalkosten, die zur Ermittlung der Tagesätze herangezogen werden.
Auditkosten
Häufig wird uns die Frage gestellt, ob die Kosten für das Audit noch im Projekt berücksichtigt werden können, da diese Kosten ja außerhalb des Förderzeitraums liegen.
Hierzu verweisen auf den Artikel 6.2 des Model Grant Agreements. Aus diesem geht hervor, dass die Kosten des Zertifikats unter der Kostenkategorie „C.3 Costs of other goods and services“ zu berücksichtigen sind. Damit wird klargestellt, dass die Auditkosten ein Bestandteil der Projektkosten sind, obwohl diese außerhalb des Förderzeitraums liegen.
7) Wie erfolgt die Zusammenarbeit mit dem Wirtschaftsprüferbei einem EU-Audit Horizon?
Eine gute Zusammenarbeit mit dem Wirtschaftsprüfer ist der Schlüssel für eine erfolgreiche Auditierung. Dazu gehört vor allem auch die perfekte Organisation, durch die wir jedes einzelne EU-Audit frühzeitig vorbereiten.
Gute Vorbereitung ist der Schlüssel zum Erfolg
Sobald wir mit der Auditierung eines EU-Projektes beauftragt wurden, beginnen wir einen Zeit- und Aufgabenplan auszuarbeiten und uns dazu mit der Universität oder der Forschungseinrichtung zu verständigen. Dies beginnt mit der frühzeitigen Übersendung der ausgefüllten ToR´s (Terms of Reference/Auftragsbedingungen der EU), weil das Einholen der Unterschriften manchmal etwas länger dauert.
Danach folgt die rechtzeitige Einholung der Buchhaltungsunterlagen für das Projekt und die kurzfristige zur Verfügungstellung einer Anforderungsliste. Damit erhalten die Mitarbeiter/innen der Forschungseinrichtung ausreichend Zeit, die erforderlichen Unterlagen für die Stichproben herauszusuchen und alles vorzubereiten.

Ein persönlicher Ansprechpartner für Ihr Audit Horizon steht immer zur Verfügung.
Zur Bearbeitung des Prüfungsauftrags steht Ihnen einer unserer erfahrenen Prüfer als dauerhafter Ansprechpartner bis hin zum CFS zur Verfügung. Dieser kümmert sich um alle Ihre Anliegen und er hat sich frühzeitig mit den Spezifikationen des Projekts auseinandersetzt und ist so bestens vorbereitet.
Auch der Prüfungstermin ist lange im Voraus abgestimmt worden, damit die Projektarbeiter der Universität oder Forschungseinrichtung sich darauf vorbereiten können. Gleichzeitig wird auch auf unserer Seite gewährleistet, dass ein Prüfer oder Prüfungsteam für die Prüfungsarbeiten zum vereinbarten Termin zur Verfügung steht. Wir legen auch Termine für die Ausstellung des Zertifikates von Anfang an fest, damit das gesamte EU-Audit pünktlich nach „Fahrplan“ abgeschlossen werden kann. Damit haben Sie die größtmögliche Sicherheit, dass Ihr CFS rechtzeitig vor der Deadline pünktlich ausgestellt wird.
Ein weiterer Vorteil: Rechtssicherheit.
Grundsätzlich haben unsere EU-Audits bei den entsprechenden EU-Stellen bis heute zu keinen Beanstandungen geführt. Es ist zwar zu Beginn eines neuen Programms schon mal vorgekommen, dass wir einen Begriff verwendet haben, den die EU in ihrem Brüsseler-Amtsenglisch beim neuen Programm geändert hat (der alte Begriff ist dann nicht mehr erlaubt), aber materielle Beanstandungen hat es bei uns noch nie gegeben, sodass unsere EU-Audits als größtmöglich rechtssicher gelten können.
Und damit erreichen wir für jedes EU-Audit immer wieder aufs Neue, dass alles perfekt abläuft. Dies ist im Wesentlichen der Grund für das große Vertrauen, welches uns Universitäten und Forschungseinrichtungen seit Jahrzehnten entgegenbringen.