Prüfung Audit Horizon 2020 - Ihr CFS vom Wirtschaftsprüfer

Die Prüfung eines Audit Horizon 2020 stellt aktuell für uns als Wirtschaftsprüfer die häufigste Form der Auditierung von Fördermittelprüfungen dar. Nach dem Audit Ihres Horizon 2020 Projekts erhalten Sie Ihr CFS (Certificate of Financial Statement) digital, schnell und sicher. In den Vorjahren standen ESF-Programme und Audits im 6. und 7. Forschungsrahmenprogramm im Vordergrund. Darüber hinaus sind wir auch als Auditor für Interreg-Programme zertifiziert.

In diesen Bereichen arbeiten wir mit mehreren Universitäten und Forschungseinrichtungen seit rund 15 Jahren zusammen. Die wechselnden Programme führten jeweils zu unterschiedlichen Zuwendungsbedingungen. Die Grundlagen blieben jedoch oft vergleichbar, sodass wir uns als Wirtschaftsprüfer in diesem Bereich umfangreiche Erfahrungen und hohe Spezialkenntnisse angeeignet haben.

Audit Horizon 2020 an Universität
Unsere Prüfer gehen regelmäßig zur Uni

Horizon 2020 (bzw. Horizont 2020) wurde aus dem 7. Forschungsrahmenprogramm der europäischen Kommission entwickelt. Weil nur einzelne Regelungen und Grenze geändert wurden, handelt es sich nicht wirklich um ein völlig neues Programm.

Nachfolgend haben wir für Sie die wichtigsten Informationen zu einer Prüfung eines Horizon 2020 Audits zusammengestellt, damit Ihrem CFS nichts im Wege steht. Dabei beantworten wir folgende Fragen:

1) Überblick über Horizon 2020 und seine Programme

 

Im Jahr 2013 wurde durch den Europäischen Rat, das Parlament sowie die Kommission ein Budget in Höhe von ca. 75 Milliarden Euro für Forschungszwecke bereitgestellt. Ziel der Horizon 2020 bzw. Horizont 2020 Förderung ist, die bisher getrennte Förderung von Forschung und Innovationsförderung in Europa zu bündeln und die wettbewerbsfähige Forschung besser in Wachstum und Arbeitsplätze zu übertragen.

Dabei verteilen sich die bereitgestellten finanziellen Mittel auf die nachfolgenden Förderbereiche:

 

 

Die einzelnen Förderbereiche wiederum teilen sich in eine Vielzahl von unterschiedlichen Projekttypen auf, welche wiederum eigene Kriterien und Anforderungen an das CFS haben.

Dabei wird deutlich, wie vielfältig die Förderungen durch das Horizon 2020 Projekt sind. Nicht immer ist auf den ersten Blick ersichtlich, wann ein CFS obligatorisch oder entbehrlich ist.

2) Wann hat eine Auditierung zu erfolgen?

 

Häufig stellt sich am Ende des Förderprojekts die Frage, ob eine Prüfung der Fördermittel notwendig ist und bis wann das Zertifikat zum Financial Statement (CFS) der europäischen Kommission bzw, der EU-Agency vorgelegt werden muss.

Diese Frage wird in der Regel in Artikel 20.4 des Grant Agreements beantwortet. Aus diesem ist zu entnehmen, dass die Prüfung der Fördermittel und ein damit verbundenes Zertifikat immer dann notwendig ist, wenn über den gesamten Projektzeitraum „actual costs“ oder „unit costs“ von 325.000,- EUR oder mehr gegenüber dem Fördermittelgeber erklärt wurden.

Bei der Durchführung von europäischen Gemeinschaftsprojekten gilt diese Grenze für jeden einzelnen Zuwendungsempfänger individuell. Jeder einzelne Zuwendungsempfänger hat bei Erreichen der Grenze ein Zertifikat beim Projektkoordinator einzureichen.

Das CFS ist in der Regel innerhalb von 60 Tagen nach dem Ende der letzten Abrechnungsperiode bei der verantwortlichen Stelle der europäischen Kommission einzureichen oder über das Online-Portal zur Verfügung zu stellen.

Hieraus folgt, dass eine Prüfung innerhalb der 60 Tage nach dem Ende der letzten Forschungsperiode durchzuführen ist, sofern die Grenze von 325.000,- EUR erreicht wurde. Unsere Erfahrung zeigt, dass es sich als praktisch erwiesen hat, wenn die Prüfung ca. 30 Tage nach dem Ende der Abrechnungsperiode erfolgt. Zu diesem Zeitpunkt stehen die abzurechnenden Kosten des Financial Statements fest und die Buchhaltung kann abgeschlossen werden.

Manchmal sind die EU-Forschungsprojekte sehr umfangreich, weisen ein hohes Finanzierungsvolumen bei einzelnen Zuwendungsempfängern auf oder ziehen sich über einen langen Gesamtprojektzeitraum hin. In diesen Fällen bietet es sich an, die Prüfungshandlungen für die bereits abgerechneten Perioden vorzuziehen und vor dem Ablauf des Gesamtförderzeitraums durchzuführen. Somit können die oft engen zeitlichen Vorgaben der europäischen Kommission eingehalten werden.

3) Was ist im Rahmen eines Audits zu prüfen?

 

Der Prüfungsinhalt für die Wirtschaftsprüfer ergibt sich aus den von der europäischen Kommission festgelegten Procedures (Prüfprogramm) zum Zertifikat. Sie können der Anlage des Grant Agreements entnommen werden. Es beinhaltet insgesamt 19 Seiten und sieht für eine Seite beispielsweise wie folgt aus:

 

EU-Audit Horizon 2020 CFS Procedures Seite 3

Das Prüfprogramm für die Wirtschaftsprüfer hat sich dabei im Vergleich zum 7. Forschungsrahmenprogramm deutlich weiterentwickelt. Dabei ist im Wesentlichen festzuhalten, dass das Prüfprogramm mehr auf eine qualitative Prüfung als auf eine quantitative Prüfung auslegt wurde. So ist der Prüfungsumfang der einzelnen Kostenkategorien von 20% oder 20 Items auf 10% oder 10 Items im Vergleich zum 7. Forschungsrahmenprogramm gesunken. Gleichzeitig haben sich die Anforderungen an die einzelnen Prüfungsschritte jedoch deutlich erhöht, auf die an dieser Stelle nicht weiter eingegangen wird.

Aufgabe eines Horizon 2020 Audits ist es, die einzelnen Prüfungshandlungen entsprechend des Prüfprogramms durchzuführen. Falls sich hieraus Feststellungen ergeben, sind diese im CFS aufzuführen. Dabei ist auf eine wertungsfreie Darstellung der Prüfungsfeststellungen im Zertifikat zu achten.

Weil sich aus der Prüfung der Belege und Abrechnungen in der Praxis häufig Fragen ergeben, wird eine Prüfung in den Räumen des Mandanten vorgenommen. Hierdurch kann der überwiegende Teil der sich ergebenden Fragen auf dem kleinen Dienstweg mit dem Sachbearbeiter und dem Projektverantwortlichen schnell und unkompliziert geklärt werden.

4) Wie gestaltet sich der Ablauf einer Prüfung?

 

Grundsätzlich beginnt ein EU-Projekt mit der Beantragung für ein spezielles Programm. Alle Programme weisen ein Gesamtbudget für die im „Grant Agreement“ involvierten Konsortium aus Universitäten und Forschungseinrichtungen in Europa aus. Anhand der „Working-Packages“ erfolgt die Verteilung auf die einzelnen Partner, so dass jeder sein Budget nach Kategorien erhält.

In den unterjährig verlaufenden Reporting- und Abstimmungsprozessen mit dem Koordinator oder der zuständigen EU-Stelle sind wir als Prüfer nicht involviert. Unsere Arbeit fängt an, wenn der Projektzeitraum von 36 oder mehr Monaten erreicht ist und alle Projektkosten mehr oder weniger verausgabt wurden.

Es geht los mit der Anforderung von Unterlagen

Sofern eine Auditierung des Forschungsprojekts durch uns als Wirtschaftsprüfer erfolgen soll, fordern wir zunächst das Grant Agreement samt Amendments an. Mit dessen Hilfe werden dann die ToR (Terms of References) gefertigt, welche wir dann per Post zur Unterschrift versenden. Die ToR stellen die Beauftragung zur Prüfung des Projekts dar und sind ein Bestandteil des CFS. Die Anforderung der ToR erfolgt immer frühzeitig, da sie zum Zeitpunkt der Zertifizierung unterzeichnet vorliegen müssen und die Unterschriften nicht zu spät erfolgen dürfen, weil beispielsweise der oder die Betreffende verhindert ist.

Wenn uns die unterschriebenen ToR vorliegen, beginnen wir mit der Anforderung der vorgeschriebenen Stichproben für die einzelnen Kostenkategorien (Personal-, Sachkosten, Reisekosten, etc.). Diese leiten wir aus den erhaltenen Buchungslisten zum Projekt ab. Anschließend machen wir uns mit den spezifischen Bedingungen des EU-Projekts vertraut und verfolgen alle Änderungen (Amendements) zum Grant Agreement zurück.

Prüfung Horizon 2020 vor Ort oder auch digital

In der Regel bitten wir unsere Mandanten mit der Übermittlung der Stichprobenauswahl frühzeitig zu beginnen, damit die notwendigen Belege in der BerKon-Cloud rechtzeitig digital zur Verfügung gestellt werden. Hierdurch sind wir in der Lage, einen Teil der Unterlagen bereits vor dem Prüfungstermin einzusehen.

Zum Prüfungszeitpunkt sollten alle Unterlagen in digitaler Form vorlegen. Je nach Umfang kommen unsere Wirtschaftsprüfer vor Ort oder führen die Prüfung digital durch. Dies beginnt damit, die Buchführung für das Projekt abzustimmen und die verbleibenden angeforderten Unterlagen und Belege nach dem nunmehr von der europäischen Kommission explizit vorgegebenen Katalog von Prüfungshandlungen zu prüfen.

frühzeitige Bearbeitung der Prüfung des EU-Projektes durch den Wirtschaftsprüfer
frühzeitige Bearbeitung ermöglicht einen reibungslosen Arbeitsablauf

Wir stimmen uns mit den zuständigen Projektmitarbeitern ab und beantworten gleichfalls Fragen. Sofern sich von unserer Seite als Wirtschaftsprüfer Beanstandungen ergeben sollten, besprechen wir die erforderlichen Korrekturen und die Vorlage der hierfür nachzureichenden Unterlagen.

Gelegentlich sind dann noch Nacharbeiten vorzunehmen, insbesondere wenn es Korrekturen gab oder Belege oder Unterschriften gefehlt haben. Abschließend werden von uns dann die erfordlichen Unterlagen für das Zertifikat vorbereitet und die Arbeitsakten für das EU-Audit fertiggestellt. Die Dokumentation aller Prüfungsarbeiten sowie der Entwurf des Zertifikates (CFS, Certificate of financial statement) wird dem zuständigen Wirtschaftsprüfer für seine Durchsicht vorgelegt, endgültig fertiggestellt und dann das Zertifikat bzw. CFS unterzeichnet.

Das unterzeichnete CFS wird digital und in zweifach gebundener Ausführung an den Mandanten zur Weiterleitung an die EU übermittelt.

5) Wie ermittelt sich das Honorar für ein CFS?

 

Unsere allgemeine Honorargestaltung ist über den nachfolgenden Link ersichtlich Honorargestaltung

Unsere drei Grundsätze Fairness, Transparenz und Wettbewerbsfähigkeit gelten auch für die Honorarermittlung bei der Prüfung von Horizon 2020 Projekten.

Auf Grund der Vielfältigkeit der Horizon 2020 bzw. Horizont 2020 Förderprojekte und des unterschiedlichen Zuwendungsvolumens jedes einzelnen Projekts ist eine pauschale Ermittlung der Auditkosten nicht ohne Weiteres möglich.

Die Höhe der Auditkosten richtet sich in erster Linie nach dem Prüfungsaufwand des Projekts. Der Prüfungsaufwand lässt sich dabei überwiegend aus der Höhe der Total Costs und der damit verbundenen Prüfungsarbeit der Belege ableiten. Er bildet den wesentlichen Grundstein der Honorarermittlung.

Weitere Sachverhalte, die einen Einfluss auf die Höhe der Auditkosten haben, sind aufwendig zu prüfende Sachverhalte. Das sind beispielsweise europaweite Ausschreibungen, Vergaben für Großgeräteanschaffungen im Rahmen des Forschungsprojektes oder Sondervereinbarungen, die sich aus dem Grant Agreement ergeben.

Sofern wir einzelne Eckdaten erhalten können, sind wir auch gerne bereit bei Voranfragen eine vorläufige Schätzung der entstehenden Honorare vorzunehmen. Dazu können Sie uns gerne ein E-Mail senden.

6) Ratgeber für H2020: Tipps und Tricks bei häufiger auftretenden Schwierigkeiten

Beantragung einer Projektverlängerung und Auswirkungen auf das Audit

 

Nicht in jedem Fall läuft ein Forschungsprojekt zeitlich so ab, wie es sich der Projektleiter wünscht. Oft werden in diesen Fällen Verlängerungen des Projektzeitraums beantragt. Sofern diese von der europäischen Kommission bewilligt werden, verlängert sich der Förderzeitraum um die beantragte Verlängerung.

Tatsächlich kommt es immer wieder vor, dass zur Prüfung bereits Termine vereinbart wurden und dann kurz vor dem Beginn der Prüfung feststeht, dass sich der Förderzeitraum verlängert und das Audit entsprechend nach hinten verschoben werden muss, obwohl die ToR bereits angefertigt und unterschrieben vorliegen.

Hierdurch entsteht ein organisatorischer Mehraufwand sowohl für die Forschungseinrichtung sowie auch für uns als Wirtschaftsprüfer. Daher sollte bei der Planung der Prüfung rechtzeitig mitgeteilt werden, ob eine Projektverlängerung durch den Projektleiter oder dem Projektkoordinator geplant ist, um hierdurch unnötige Mehrarbeiten zu vermeiden.

Bereits erfolgte Prüfung durch 2nd Level Audit der EU

 

Gelegentlich kommt es vor, dass EU-Projekte bereits vor dem Ablauf der Gesamtprojektdauer durch Routineprüfungen von 2nd Level Auditor der europäischen Kommission zufällig geprüft werden. Sofern so ein 2nd Level Audit bereits für eine Projektperiode durchgeführt wurde, ist diese in der Regel nicht nochmal durch einen Wirtschaftsprüfer ein 1st Level Audit zu prüfen.

Es empfiehlt sich hier bereits im Vorfeld zur Prüfung über den Gesamtprojektzeitraum den Kontakt zum verantwortlichen Projektkoordinator oder direkt zum zunständigen Financial Officer der EU-Kommission zu suchen. So lässt sich herauszufinden, ob ein Audit für das Forschungsprojekt oder die betreffende Abrechnungsperiode dennoch notwendig ist.

 

Überleitungsrechnung für das CFS vom Wirtschaftsprüfer
eine korrekte Überleitungsrechnung
ist ein wichtiger Bestandteil

Abstimmung von der Finanzbuchhaltung zum CFS (Überleitungsrechnung)

 

Zur Prüfung der Financial Statements ist es erforderlich, dass wir im Rahmen des Audits eine Überleitungsrechnung von der Finanzbuchhaltung bzw. Kostenrechnung zum Financial Statement der jeweiligen Abrechnungsperiode erhalten. Diese stellt eine wesentliche Grundlage der Prüfungsarbeiten dar.

Durch wechselnde Sachbearbeiter kommt es vor, dass diese Überleitungsrechnung nicht immer korrekt übergeben wird, was im Nachgang dann zu einem signifikanten Mehraufwand für den Sachbearbeiter führt, der die Prüfung des Projekts begleitet. Daher sollte unbedingt darauf geachtet werden, dass die Überleitungsrechnungen zu den jeweiligen abgerechneten Forschungsperioden dokumentiert und griffbereit vorhanden sind.

Personalkosten

 

Durch die Abrechnung der Personalkosten für Horizon 2020 Projekte sehen sich die Sachbearbeiter regelmäßig vor Herausforderungen gestellt. Daher weisen wir als Wirtschaftsprüfer nachfolgend auf zwei Themengebiete hin, die häufiger zu Abrechnungskonflikten führen.

Zweifache Obergrenze der Personalkosten

 

Die zweifache Obergrenze ist ein wesentlicher Bestandteil der Abrechnung der Personalkosten.

Dahinter verbirgt sich zum einen, dass die über das Projekt abgerechnete Stundenzahl des Mitarbeiters immer kleiner gleich den Jahresproduktivstunden sein muss, die zur Abrechnung herangezogen werden.

Zum andern gilt, dass die im Projekt abgerechneten Personalkosten je Mitarbeiter nicht größer den tatsächlichen Kosten laut der Lohnbuchhaltung sein können.

Daher empfiehlt es sich bei der Ermittlung der Personalkostenabrechnung für ein Förderprojekt immer diese beiden Grenzen zusammen für jeden einzelnen Mitarbeiter zu betrachten. Damit ist sichergestellt, dass die Personalkosten nicht zu hoch abgerechnet werden, was Korrekturen nach sich ziehen würde.

Jährliche Stundensatzberechnung

 

Eine weit verbreitete Fehlerquelle tritt vor allem dann auf, wenn die Personalkostenabrechnung auf Basis von jährlichen Stundensatzberechnungen erfolgt.

Für die Abrechnung der Personalkosten nach der jährlichen Stundensatzabrechnung in der jeweiligen Förderperiode ist immer der Stundensatz maßgebend, der sich aus dem abgeschlossenen „Finanzjahr“ ergibt. Was bedeutet dies für die Praxis?

Bei der Abrechnung der Stundensätze in der Projektperiode ist immer der ermittelte Stundensatz aus dem letzten abgeschlossenen Finanzjahr zu verwenden. Unter dem abgeschlossenen Finanzjahr ist dabei das letzte abgeschlossenes Geschäftsjahr oder Haushaltsjahr zu verstehen.

Folgende graphische Darstellung mag dies veranschaulichen:

 

EU Audit Horizon 2020 Stundensatzberechnung für das CFS

 

Für den Teil der Projektperiode, der im Jahr 2019 liegt, kann zur Abrechnung nur der Stundensatz aus dem Jahr 2018 verwendet werden, da das Finanzjahr 2018 zu diesem Zeitpunkt bereits abgeschlossen ist.

Auditkosten

 

Häufig wird uns die Frage gestellt, ob die Kosten für das Audit noch im Projekt berücksichtigt werden können, da diese Kosten ja außerhalb des Förderzeitraums liegen?

Hierzu verweisen auf den Artikel 6.2 des Model Grant Agreements. Aus diesem geht hervor, dass die Kosten des Zertifikats unter der Kostenkategorie „D.3 Costs of other goods and services“ zu berücksichtigen sind. Hierdurch wird auch klargestellt, dass die Auditkosten ein Bestandteil der Projektkosten sind, obwohl diese außerhalb des Förderzeitraums liegen.

Im 7. Forschungsrahmenprogramm waren die Auditkosten noch unter der Kostenkategorie Subcontracts im Financial Statement zu erfassen. Diese Kosten werden, wie oben dargestellt, nun unter den „Costs of other goods and services“ berücksichtigt. Das hat den Vorteil, dass die Kosten für das Audit somit auch bei der Ermittlung der Verwaltungskostenpauschale berücksichtigt werden.

7) Wie erfolgt die Zusammenarbeit mit dem Wirtschaftsprüfer?

 

Eine gute Zusammenarbeit mit dem Wirtschaftsprüfer ist der Schlüssel für eine erfolgreiche Auditierung. Dazu gehört vor allem auch die perfekte Organisation, durch die wir jedes einzelne EU-Audit frühzeitig vorbereiten.

Gute Vorbereitung ist der Schlüssel zum Erfolg

Nach der Beauftragung mit der Auditierung eines EU-Projektes beginnen wir umgehend einen gemeinsamen Zeit- und Aufgabenplan auszuarbeiten und uns dazu mit der Universität bzw. Forschungseinrichtung abzustimmen. Die schnelle Auditierung hängt maßgeblich von einer guten Teamarbeit ab. Wir verstehen uns als Wirtschaftsprüfer zusammen mit den Mitarbeiter/innen des Projektes oder der Drittmittelstelle als ein Gesamtteam. Gegenseitige Untersützung verhindert unnötigen Arbeitsaufwand.

Mit der frühzeitigen Übersendung der ausgefüllten ToR´s (Terms of Reference, Auftragsbedingungen der europäischen Kommission) wird das fristgerechte Einholen der Unterschriften sichergestellt. Danach folgt die rechtzeitige Einholung der Buchhaltungsunterlagen für das Projekt. Es folgt die kurzfristige zur Verfügungstellung einer Anforderungsliste. Somit haben die Mitarbeiter/innen der Universität in der Drittmittelverwaltung ausreichend Vorbereitungszeit, um die erforderlichen Unterlagen für die Stichproben herauszusuchen.

EU-Audit Universität Berlin vom Wirtschaftsprüfer
Unser mobiler Arbeitsplatz in der Universität

Ein persönlicher Ansprechpartner steht immer zur Verfügung.

Zur Bearbeitung des Prüfungsauftrags steht Ihnen ein fester Prüfer zur Verfügung, der sich frühzeitig mit den Spezifikationen des Projekts auseinandersetzt und sich so auf die Prüfung vorbereitet hat. Er steht gleichzeitig für den gesamten Zeitraum als persönlicher Ansprechpartner für Fragen zur Verfügung.

Auch der Prüfungstermin ist lange im Voraus abgestimmt worden, damit die Projektarbeiter im Hause sich darauf vorbereiten können und gleichzeitig auch auf unserer Seite gewährleistet ist, dass ein Prüfer oder Prüfungsteam für die Prüfungsarbeiten zur Verfügung steht. Wir legen auch Termine für die Ausstellung des Zertifikates von Anfang an fest, damit das gesamte EU-Audit pünktlich nach „Fahrplan“ abgeschlossen werden kann.

Ihr Vorteil: Rechtssicherheit.

Grundsätzlich haben unsere CFS bei den entsprechenden Stellen der europäischen Kommission bis heute zu keinen Beanstandungen geführt. Es ist zwar zu Beginn eines neuen Programms schon mal vorgekommen, dass wir einen Begriff verwendet haben, den die europäische Kommission in ihrem Brüsseler-Amtsenglisch beim neuen Programm geändert hat (der alte Begriff ist dann nicht mehr erlaubt), aber materielle Beanstandungen hat es bei uns noch nie gegeben, sodass unsere EU-Audits als höchstmöglich rechtssicher gelten können. Und damit erreichen wir für jedes EU-Audit immer wieder aufs Neue unser selbst gestecktes Ziel, worauf sicherlich auch das große Vertrauen beruht, welches uns Universitäten und Forschungseinrichtungen seit über einem Jahrzehnt entgegenbringen.