EU-Audits Horizon 2020

Die Auditierung von Horizon 2020 Projekten stellt aktuell für uns als zertifizierte Wirtschaftsprüfer die häufigste Form von Fördermittelprüfungen da, nachdem in Vorjahren, bevor es Horizon 2020 gab, ESF-Programme und Audits im 6. oder 7. Forschungsrahmenprogramm das größte Prüfungsvolumen aufwiesen. Darüber hinaus sind wir auch als Auditor für Interreg-Programme zertifiziert.

In diesen Bereichen arbeiten wir mit mehreren Universitäten und Forschungseinrichtungen seit rund 15 Jahren zusammen. Die wechselnden Programme haben jeweils zu unterschiedlichen Zuwendungsbedingungen geführt, wobei die Grundlagen oft vergleichbar oder ähnlich blieben, sodass wir uns in diesem Bereich umfangreiche Erfahrungen und hohe Spezialkenntnisse angeeignet haben.

Audit Horizon 2020 an Universität

Unsere Prüfer gehen regelmäßig zur Uni

Horizon 2020 ist letztlich aus dem 7.Forschungsrahmenprogramm entwickelt worden, wobei einzelne Regelungen und Grenzen geändert wurden, so dass es sich nicht wirklich um ein völlig neues Programm handelt.

In früheren Jahren haben wir bis zu 100 EU-Audits der verschiedenen Programme pro Jahr für verschiedene Universitäten und Forschungseinrichtungen durchgeführt. Durch das Horizon 2020 Programm hat sich das aber mittlerweile auf ca. 25 EU-Audits pro Jahr reduziert.

Nachfolgend haben wir für Sie die wichtigsten Informationen zu einem Audit für Horizon 2020 zusammengestellt:

1) Überblick über Horizon 2020 und seine Programme (mit Tabelle)

Im Jahr 2013 wurde durch den Europäischen Rat, das Parlament sowie die Kommission ein Budget in Höhe von ca. 75 Milliarden Euro für Forschungszwecke bereitgestellt. Ziel der Horizon 2020 Förderung ist, dass die bisher getrennte Förderung von Forschung und Innovationsförderung gebündelt werden, wodurch die wettbewerbsfähige Forschung besser in Wachstum und Arbeitsplätze übertragen werden sollen.

Dabei verteilen sich die bereitgestellten finanziellen Mittel auf die nachfolgenden Förderbereiche.

Programmlinie Mittelansatz
I. Wissenschaftsexzellenz 24.232 Millionen Euro
Europäischer Forschungsrat (ERC) 13.095 Millionen Euro
Künftige und neu entstehende Technologien (FET) 2.585 Millionen Euro
Marie-Skłodowska-Curie-Maßnahmen (MSCA) 6.162 Millionen Euro
Forschungsinfrastrukturen 2.390 Millionen Euro
II. Führende Rolle der Industrie 16.467 Millionen Euro
Grundlegende und industrielle Technologien 13.035 Millionen Euro
Zugang zu Risikofinanzierung 2.842 Millionen Euro
Innovation in kleine und mittlere Unternehmen (KMU) 589 Millionen Euro
III. Gesellschaftliche Herausforderungen 28.630 Millionen Euro
Gesundheit, demografischer Wandel und Wohlergehen 7.257 Millionen Euro
Herausforderungen der Biowirtschaft 3.708 Millionen Euro
Sichere, saubere und effiziente Energie 5.688 Millionen Euro
Intelligenter, umweltfreundlicher und integrierter Verkehr 6.149 Millionen Euro
Klimaschutz, Umwelt, Ressourceneffizient und Rohstoffe 2.957 Millionen Euro
Europa in einer sich verändernden Welt 1.259 Millionen Euro
Sichere Gesellschaften 1.613 Millionen Euro
Verbreitung von Exzellenz und Ausweitung der Beteiligung 817 Millionen Euro
Wissenschaft mit der und für die Gesellschaft 445 Millionen Euro
Gemeinsame Forschungsstelle (JRC) 1.856 Millionen Euro
Europäisches Innovations und Technologieinstitut (EIT) 2.383 Millionen Euro
Horizont 2020 insgesamt 74.828 Millionen Euro

Die einzelnen Förderbereiche wiederum teilen sich in eine Vielzahl von unterschiedlichen Projekttypen auf, welche wiederum eigene Kriterien und Anforderungen an das Financial Statement und das Zertifikat haben.

Dabei wird deutlich, wie vielfältig die Förderungen durch das Horizon 2020 Projekt sind, und nicht immer ist auf den ersten Blick ersichtlich, wann ein Zertifikat zum Financial Statement obligatorisch oder entbehrlich ist.

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2) Wann hat eine Auditierung zu erfolgen?

Häufig stellt sich am Ende des Förderprojekts die Frage, ob eine Prüfung der Fördermittel notwendig ist und bis wann das Zertifikat zum Financial Statement der EU-Kommission oder der Agency vorgelegt werden muss.

Diese Frage wird in der Regel in Artikel 20.4 des Grant Agreements beantwortet. Aus diesem ist zu entnehmen, dass die Prüfung der Fördermittel und ein damit verbundenes Zertifikat immer dann notwendig ist, wenn über den gesamten Projektzeitraum „actual costs“ oder „unit costs“ von 325.000,- EUR oder mehr gegenüber dem Fördermittelgeber erklärt wurden.

Bei der Durchführung von Gemeinschaftsprojekten gilt diese Grenze für jeden einzelnen Zuwendungsempfänger individuell und jeder einzelne Zuwendungsempfänger hat bei Erreichen der Grenze ein Zertifikat beim Projektkoordinator einzureichen.

Das Zertifkat zum Financial Statement ist in der Regel innerhalb von 60 Tagen nach dem Ende der letzten Abrechnungsperiode bei der verantwortlichen Stelle der EU einzureichen bzw. über das Online-Portal zur Verfügung zu stellen.

Hieraus folgt, dass eine Prüfung innerhalb der 60 Tage nach dem Ende der letzten Forschungsperiode durchzuführen ist, sofern die Grenze von 325.000,- EUR erreicht wurde. Unsere Erfahrung zeigt, dass es sich als praktisch erwiesen hat, wenn die Prüfung ca. 30 Tage nach dem Ende der Abrechnungsperiode erfolgt, da zu diesem Zeitpunkt die abzurechnenden Kosten des Financial Statements feststehen und die Buchhaltung abgeschlossen werden kann.

Sofern die Forschungsprojekte sehr umfangreich sind, ein hohes Finanzierungsvolumen bei einzelnen Zuwendungsempfängern aufweisen und sich dabei in der Regel über einen langen Gesamtprojektzeitraum ziehen, bietet es sich an, die Prüfungshandlungen für die bereits abgerechneten Perioden vorzuziehen und vor dem Ablauf des Gesamtförderzeitraums durchzuführen, um so die engen zeitlichen Vorgaben der EU als Zuwendungsgeber einzuhalten.

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3) Was ist im Rahmen eines Audits zu prüfen?

Der Prüfungsinhalt für die empfangenen EU-Fördermittel ergibt sich aus den von der EU festgelegten Procedures (Prüfprogramm) zum Zertifikat und können der Anlage des Grant Agreements entnommen werden. Es beinhaltet insgesamt 19 Seiten und sieht für eine Seite beispielsweise wie folgt aus:

EU-Audit Horizon 2020 Procedures Seite 3

Zum Vergrößern, auf das Bild klicken.

Das Prüfprogramm hat sich dabei im Vergleich zum 7. Forschungsrahmenprogramm deutlich weiterentwickelt. Dabei ist im Wesentlichen festzuhalten, dass das Prüfprogramm mehr auf eine qualitative Prüfung als auf eine quantitative Prüfung auslegt wurde. So ist der Prüfungsumfang der einzelnen Kostenkategorien von 20% oder 20 Items auf 10% oder 10 Items im Vergleich zum 7. Forschungsrahmenprogramm gesunken. Gleichzeitig haben sich die Anforderungen an die einzelnen Prüfungsschritte jedoch deutlich erhöht, auf die an dieser Stelle nicht weiter eingegangen wird.

Aufgabe des Audits ist es, die einzelnen Prüfungshandlungen entsprechend des Prüfprogramms durchzuführen und festzustellen, ob sich hieraus Feststellungen ergeben, die dann im Zertifikat zum Financial Statement aufzuführen sind. Sofern sich Feststellungen ergeben, werden diese wertungsfrei im Zertifikat aufgeführt.

Da sich aus der Prüfung der Belege und Abrechnungen in der Praxis häufig Fragen ergeben, wird eine Prüfung in den Räumen des Mandanten vorgenommen. Hierdurch kann der überwiegende Teil der sich ergebenden Fragen auf dem kleinen Dienstweg mit dem Sachbearbeiter und Projektverantwortlichen schnell und unkompliziert geklärt werden.

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4) Wie gestaltet sich der Ablauf eines EU-Audits für Horizon 2020?

Grundsätzlich beginnt ein EU-Projekt mit der Bewerbung/Beantragung für ein spezielles Programm. Alle Programme weisen ein Gesamtbudget für alle im „Grant Agreement“ involvierten Konsortium aus Universitäten und Forschungseinrichtungen in Europa aus, welches anhand der „Working-Packages“ auf die einzelnen Partner verteilt wird, so dass jeder sein Budget nach Kategorien erhält.

In den unterjährig verlaufenden Reporting- und Abstimmungsprozessen mit dem Koordinator bzw. der zuständigen EU-Stelle sind wir als Prüfer nicht involviert. Unsere Arbeit fängt an, wenn der Projektzeitraum von 36 oder mehr Monaten erreicht ist und alle Projektkosten mehr oder weniger verausgabt wurden.

Sofern eine Prüfung des Forschungsprojekts durch uns erfolgen soll, fordern wir zunächst das Grant Agreement samt Amendments an, mit dessen Hilfe dann die ToR (Terms of References) gefertigt werden, welche wir dann per Post zur Unterschrift versenden. Die ToR stellen die Beauftragung zur Prüfung des Projekts dar und sind ein Bestandteil des Zertifikats. Die Anforderung des ToR erfolgt immer frühzeitig, dass es zum Zeitpunkt der Zertifizierung unterzeichnet vorliegen muss und die Unterschriften nicht zu spät erfolgen, weil beispielsweise der oder die Betreffende verhindert ist.

Wenn uns die unterschriebenen ToR vorliegen, beginnen wir mit der Anforderung der vorgeschriebenen Stichproben für die einzelnen Kostenkategorien (Personal-, Sachkosten, Reisekosten, etc.), die wir aus den erhaltenen Buchungslisten zum Projekt ableiten. Wir machen uns dann mit den spezifischen Bedingungen des Projekts vertraut und verfolgen alle Änderungen (Amendements) zum Grant Agreement zurück.

In der Regel bitten wir unsere Mandanten mit der Übermittlung der Stichprobenauswahl frühzeitig zu beginnen, damit die für unsere Arbeit notwendigen Belege in unserer BerKon-Cloud digital rechtzeitig zur Verfügung gestellt werden. Hierdurch sind wir in der Lage, einen Teil der Unterlagen bereits vor dem Prüfungstermin vor Ort einzusehen.

Von da wechseln wir mit unseren Prüfungsarbeiten von der Kanzlei zur Universität oder Forschungseinrichtung und fangen an, vor Ort die Buchführung für das Projekt abzustimmen und die verbleibenden angeforderten Unterlagen und Belege nach dem nunmehr von der EU explizit vorgegebenen Katalog von Prüfungshandlungen zu prüfen. Wir stimmen uns hier mit den zuständigen Projektmitarbeitern/innen ab und besprechen gleichfalls Fragen oder ggf. auch bestehende Probleme.

Sofern sich von unserer Seite Beanstandungen ergeben sollten, besprechen wir die erforderlichen Korrekturen und die Vorlage der hierfür notwendigen Unterlagen. Wenn unsere Prüfer das Haus wieder verlassen, liegt in der Regel ein von uns akzeptiertes und damit geprüftes Financial Statement vor.

Gelegentlich sind dann noch Nacharbeiten vorzunehmen, insbesondere wenn es Korrekturen gab oder Belege oder Unterschriften gefehlt haben o. a., die wir dann aber in der Kanzlei in Potsdam erledigen und uns nachsenden lassen. Abschließend werden von uns dann die notwendigen Unterlagen für das Zertifikat vorbereitet und die Arbeitsakten für das EU-Audit fertiggestellt. Die Dokumentation aller Prüfungsarbeiten sowie der Entwurf des Zertifikates (CFS, Certificate of financial statement) wird dem zuständigen Wirtschaftsprüfer für seine Durchsicht vorgelegt, endgültig fertiggestellt und dann das Zertifikat bzw. CFS unterzeichnet.

Das unterzeichnete Zertifikat wird digital und in zweifach gebundener Ausführung an den Mandanten zur Weiterleitung an die EU übermittelt.

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5) Wie ermittelt sich das Honorar für ein EU-Audit?

Unsere allgemeine Honorargestaltung ist über den nachfolgenden Link ersichtlich -> Honorargestaltung

Unsere drei Grundsätze Fairness, Transparenz und Wettbewerbsfähigkeit gelten auch für die Honorarermittlung bei der Prüfung von Horizon 2020 Projekten.

Auf Grund der Vielfältigkeit der Horizon 2020 Förderprojekte und des unterschiedlichen Zuwendungsvolumens jedes einzelnen Projekts ist eine pauschale Ermittlung der Auditkosten nicht ohne weiteres möglich.

Die Höhe der Auditkosten richtet sich in erster Linie nach dem Prüfungsaufwand des Projekts. Der Prüfungsaufwand lässt sich dabei überwiegend aus der Höhe der Total Costs und der damit verbundenen Prüfungsarbeit der Belege ableiten und bildet den wesentlichen Grundstein der Honorarermittlung.

Weitere Sachverhalte, die einen Einfluss auf die Höhe der Auditkosten haben, sind zudem aufwendig zu prüfende Sachverhalte wie z.B. europaweite Ausschreibungen und Vergaben für Großgeräteanschaffungen im Rahmen des Forschungsprojektes oder Sondervereinbarungen, die sich aus dem Grant Agreement ergeben.

Sofern wir einzelne Eckdaten erhalten können, sind wir auch gerne bereit bei Voranfragen eine vorläufige Schätzung der entstehenden Honorare vorzunehmen. Dazu können Sie uns gerne ein E-Mail senden.

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6) Ratgeber: Tipps und Tricks bei häufiger auftretenden Schwierigkeiten

Beantragung einer Projektverlängerung und Auswirkungen auf das Audit

Nicht in jedem Fall läuft ein Forschungsprojekt zeitlich so ab, wie es sich der Projektleiter wünscht. Oft werden in diesen Fällen Verlängerungen des Projektzeitraums beantragt. Sofern diese bewilligt werden, verlängert sich der Förderzeitraum um die beantragte Verlängerung.

Leider kommt es immer wieder vor, dass zur Prüfung bereits Termine vereinbart wurden und dann kurz vor dem Beginn der Prüfung feststeht, dass sich der Förderzeitraum verlängert und das Audit entsprechend nach hinten verschoben werden muss, obwohl die ToR bereits angefertigt und unterschrieben vorliegen.

Hierdurch entsteht ein organisatorischer Mehraufwand sowohl für die Forschungseinrichtung sowie auch für uns. Daher sollte bei der Planung der Prüfung rechtzeitig mitgeteilt werden, ob eine Projektverlängerung durch den Projektleiter oder dem Projektkoordinator geplant ist, um hierdurch unnötige Mehrarbeiten zu vermeiden.

Bereits erfolgte Prüfung durch 2nd Level Audit der EU

Immer wieder kommt es vor, dass Projekte bereits vor dem Ablauf der Gesamtprojektdauer durch Routineprüfungen von 2nd Level Auditor der EU zufällig geprüft werden. Sofern so ein 2nd Level Audit bereits für eine Projektperiode durchgeführt wurde, ist diese in der Regel nicht nochmal durch ein 1st Level Audit zu prüfen.

Es empfiehlt sich hier bereits im Vorfeld zur Prüfung über den Gesamtprojektzeitraum den Kontakt zum verantwortlichen Projektkoordinator oder direkt zum Financial Officer zu suchen, um zu herauszufinden, ob ein Audit für das Forschungsprojekt oder die betreffende Abrechnungsperiode dennoch notwendig ist.

Abstimmung von der Finanzbuchhaltung zum Financial Statement (Überleitungsrechnung)

Zur Prüfung der Financial Statements ist es erforderlich, dass wir im Rahmen des Audits eine Überleitungsrechnung von der Finanzbuchhaltung bzw. Kostenrechnung zum Financial Statement der jeweiligen Abrechnungsperiode erhalten, da diese eine wesentliche Grundlage der Prüfungsarbeiten darstellt.

Durch wechselnde Sachbearbeiter kommt es vor, dass diese Überleitungsrechnung nicht immer korrekt übergeben wird, was im Nachgang dann zu einem nicht unerheblichen Mehraufwand für den Sachbearbeiter führt, der die Prüfung des Projekts begleitet. Daher sollte unbedingt darauf geachtet werden, dass die Überleitungsrechnungen zu den jeweiligen abgerechneten Forschungsperioden dokumentiert und griffbereit vorhanden sind.

Personalkosten

Die Abrechnung der Personalkosten für Horizon 2020 Projekte stellt die Sachbearbeiter regelmäßig vor Herausforderungen. Daher werden nachfolgend zwei potentielle Fehlerquellen aufgelistet, die häufiger zu Abrechnungsproblemen führen.

Zweifache Obergrenze der Personalkosten

Die zweifache Obergrenze ist ein wesentlicher Bestandteil der Abrechnung der Personalkosten.

Dahinter verbirgt sich zum einen, dass die über das Projekt abgerechnete Stundenzahl des Mitarbeiters immer kleiner gleich den Jahresproduktivstunden sein muss, die zur Abrechnung herangezogen werden.

Zum andern gilt, dass die im Projekt abgerechneten Personalkosten je Mitarbeiter nicht größer den tatsächlichen Kosten laut der Lohnbuchhaltung sein können.

Daher empfiehlt es sich bei der Ermittlung der Personalkostenabrechnung für ein Förderprojekt immer diese beiden Grenzen zusammen für jeden einzelnen Mitarbeiter zu betrachten, um sicherzustellen, dass die Personalkosten nicht zu hoch abgerechnet werden und somit Korrekturen nach sich ziehen.

Jährliche Stundensatzberechnung

Eine weit verbreitete Fehlerquelle tritt vor allem dann auf, wenn die Personalkostenabrechnung auf Basis von jährlichen Stundensatzberechnungen erfolgt.

Für die Abrechnung der Personalkosten nach der jährlichen Stundensatzabrechnung in der jeweiligen Förderperiode ist immer der Stundensatz maßgebend, der sich aus dem abgeschlossenen „Finanzjahr“ ergibt. Was bedeutet dies für die Praxis?

Bei der Abrechnung der Stundensätze in der Projektperiode ist immer der ermittelte Stundensatz aus dem letzten abgeschlossenen Finanzjahr zu verwenden. Unter dem abgeschlossenen Finanzjahr ist dabei das letzte abgeschlossenes Geschäftsjahr oder Haushaltsjahr zu verstehen.

Folgende graphische Darstellung mag dies veranschaulichen:

EU-Audit Horizon 2020 Stundensatzberechnung

Für den Teil der Projektperiode, der im Jahr 2019 liegt, kann zur Abrechnung nur der Stundensatz aus dem Jahr 2018 verwendet werden, da das Finanzjahr 2018 zu diesem Zeitpunkt bereits abgeschlossen ist.

Auditkosten

Häufig wird uns die Frage gestellt, ob die Kosten für das Audit noch im Projekt berücksichtigt werden können, da diese Kosten ja außerhalb des Förderzeitraums liegen?

Hierzu verweisen auf den Artikel 6.2 des Model Grant Agreements. Aus diesem geht hervor, dass die Kosten des Zertifikats unter der Kostenkategorie „D.3 Costs of other goods and services“ zu berücksichtigen sind. Hierdurch wird auch klargestellt, dass die Auditkosten ein Bestandteil der Projektkosten sind, obwohl diese außerhalb des Förderzeitraums liegen.

Im 7. Forschungsrahmenprogramm waren die Auditkosten noch unter der Kostenkategorie Subcontracts im Financial Statement zu erfassen. Diese Kosten werden, wie oben dargestellt, nun unter den „Costs of other goods and services“ berücksichtigt, was den Vorteil bringt, dass die Kosten für das Audit somit auch bei der Ermittlung der Verwaltungskostenpauschale berücksichtigt werden.

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7) Wie erfolgt die Zusammenarbeit bei einem EU-Audit?

Eine gute Zusammenarbeit ist der Schlüssel für eine erfolgreiche Auditierung. Dazu gehört vor allem auch die perfekte Organisation, durch die wir jedes einzelne EU-Audit frühzeitig vorbereiten.

Sobald wir mit der Auditierung eines EU-Projektes beauftragt wurden, beginnen wir einen Zeit- und Aufgabenplan auszuarbeiten und uns dazu mit der Universität bzw. Forschungseinrichtung zu verständigen. Dies beginnt mit der frühzeitigen Übersendung der ausgefüllten ToR´s (Terms of Reference/Auftragsbedingungen der EU), weil das Einholen der Unterschriften manchmal etwas länger dauert. Danach folgt die rechtzeitige Einholung der Buchhaltungsunterlagen für das Projekt und die kurzfristige zur Verfügungstellung einer Anforderungsliste, damit die Mitarbeiter/innen der Universität in der Drittmittelverwaltung ausreichend Zeit haben, die erforderlichen Unterlagen für die Stichproben herauszusuchen und alles vorzubereiten.

EU-Audit Universität Berlin

Unser mobiler Arbeitsplatz bei der Universität

Zur Bearbeitung des Prüfungsauftrags steht Ihnen ein fester Prüfer zur Verfügung, der sich frühzeitig mit den Spezifikationen des Projekts auseinandersetzt und sich so auf die Prüfung vorbereitet hat.

Auch der Prüfungstermin vor Ort ist lange im Voraus abgestimmt worden, damit die Projektarbeiter im Hause sich darauf vorbereiten können und gleichzeitig auch auf unserer Seite gewährleistet ist, dass ein Prüfer oder Prüfungsteam für die Prüfungsarbeiten vor Ort zur Verfügung steht. Wir legen auch Termine für die Ausstellung des Zertifikates von Anfang an fest, damit das gesamte EU-Audit pünktlich nach „Fahrplan“ abgeschlossen werden kann.

Grundsätzlich haben unsere EU-Audits bei den entsprechenden EU-Stellen bis heute zu keinen Beanstandungen geführt. Es ist zwar zu Beginn eines neuen Programms schon mal vorgekommen, dass wir einen Begriff verwendet haben, den die EU in ihrem Brüsseler-Amtsenglisch beim neuen Programm geändert hat (der alte Begriff ist dann nicht mehr erlaubt), aber materielle Beanstandungen hat es bei uns noch nie gegeben, sodass unsere EU-Audits als höchstmöglich rechtssicher gelten können. Und damit erreichen wir für jedes EU-Audit immer wieder aufs Neue unser selbst gestecktes Ziel, worauf sicherlich auch das große Vertrauen beruht, welches Universitäten und Forschungseinrichtungen seit über einem Jahrzehnt entgegenbringen.

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