Wie sollte der professionelle Ablauf einer Jahresabschlussprüfung aussehen?

Ob eine Jahresabschlussprüfung professionell abläuft und damit schnell und routiniert durchgeführt wird, entscheidet sich bereits in der Planungsphase. Schon die Terminplanung, die Anforderungen von Unterlagen, die Abstimmung mit dem Rechnungswesen des zu prüfenden Unternehmens sowie die Organisation der Arbeitsabläufe entscheiden darüber, ob dann die tatsächliche Durchführung der Jahresabschlussprüfung wie ein Uhrwerk abläuft oder ob die Prüfung durch eine Vielzahl von „Überraschungen“ und unnötigen Problemen oder gar Missverständnissen geprägt ist und sich dann meist auch noch unnötig in die Länge zieht.

Hier gibt es eine große Bandbreite. Auf der einen Seite die Wirtschaftsprüfer, die hauptsächlich als Steuerberater arbeiten und dann gelegentlich für eine Prüfung mal Mitarbeiter aus dem Steuerbüro „ausleihen“ oder auf freischaffende Dritte zurückgreifen bis hin zu Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, die ganzjährig hochqualifizierte Prüfer einsetzen, die nichts anderes machen als Wirtschaftsprüfung und die über eine eigene Logistik für die Planung und Organisation der Prüfungsaufträge verfügen, wie dies beispielsweise auch bei uns der Fall ist.

Dann gibt es auch das andere Extrem, wo internationale Prüfungskonzerne kleine und mittelständische Unternehmen prüfen und je nach zeitlicher Verfügbarkeit, mal einen Mitarbeiter, nicht selten noch frisch vom Studium, beim zu prüfenden Unternehmen vorbeischicken. Im nächsten Jahr kommt dann wieder ein anderer Prüfer, der dann auch noch anders prüft – so jedenfalls hören wir es gelegentlich von Mandanten.

Unter professioneller Prüfungsdurchführung verstehen wir jedenfalls, dass von Beginn an mit der Leitung Rechnungswesen des zu prüfenden Unternehmens alle Arbeiten und benötigten Unterlagen, alle zu prüfenden Sachverhalte und alle Termine exakt abgestimmt werden. Dabei orientieren wir uns an den Bedürfnissen des Unternehmens, beispielsweise wie und wann Mitarbeiter zeitlich verfügbar sind (wg. Urlaub, Krankheit oder aus innerbetrieblichen Gründen), in welcher Form und Art Unterlagen am besten bereitgestellt werden können, wie und an wen diese übermittelt werden müssen, welche Personen als Ansprechpartner für welche Aufgaben bzw. Themen geeignet sind, worauf wir sonst noch als Prüfer Rücksicht nehmen könnten, usw.

Professionelle Prüfungen fokussieren sich strikt auf die Ziele und Inhalte einer Jahresabschlussprüfung, wie wir sie hier zusammengefasst haben: Was ist eine Jahresabschlussprüfung?

Wir erarbeiten einen individuellen Termin- und Arbeitsplan für unsere Prüfer sowie für die Mitarbeiter des Rechnungswesens des zu prüfenden Unternehmens aus und stimmen diesen gemeinsam mit unseren Mandanten ab bzw. passen diesen Plan an die Bedürfnisse des Unternehmens an, wie oben bereits ausgeführt wurde. Im Rahmen eines gesonderten Vorprüfungstermins (zu dem der Jahresabschluss noch nicht vorliegen muss) werden alle Recherche- und Prüfungsarbeiten durchgeführt, die dann in das endgültige Prüfungsprogramm münden. Wir achten dabei darauf, dass für alle Beteiligten die Arbeitsbelastung auf das Notwendigste begrenzt wird, was eigentlich selbstverständlich sein sollte.

Organisation Jahresabschlussprüfung

Eine gute Planung ist das A und O.

 

Weiterhin legen wir großen Wert darauf, dass wir uns selbst an alle abgestimmten Vorgaben halten, sowohl in terminlicher als auch in arbeitstechnischer Hinsicht. Wenn der Jahresabschluss zur weiteren Wirtschaftsprüfung bereitliegt und unsere Prüfer vor Ort zur Hauptprüfung kommen, wissen alle beteiligten Personen exakt, was auf sie im Einzelnen zukommt und sie können sich darauf verlassen, dass es hier zu keinen „Überraschungen“ kommt. Sollten doch einmal Probleme auftreten oder sich Beanstandungen ergeben, lösen wir dies gemeinsam vor Ort mit unseren Ansprechpartnern.

Ohne die Qualität unserer Jahresabschlussprüfungen in irgendeinem Punkt einzuschränken, machen wir nur das wirklich Erforderliche und erwarten auch nicht mehr von unseren Ansprechpartnern. So würden wir auch nicht auf die Idee kommen, bestimmt aufwendige Arbeiten für das Unternehmen anzufordern, die für die Abschlussprüfung von geringer Relevanz sind. Auch spielt bei uns niemand „Oberbuchhalter“ und bürdet den Buchhaltern des zu prüfenden Unternehmens mehrseitige Umbuchungslisten mit vielen Kleinstbeträgen auf oder sonstige formelle Anforderungen, weil dann irgendetwas „besser aussieht“ oder „weil es woanders auch so immer gemacht wird“.

Eine professionelle Wirtschaftsprüfung erfordert genau fünf Termine:

  • Vorgespräch mit der Geschäftsleitung
  • Abstimmungsgespräch mit dem Rechnungswesen
  • Vorprüfungstermin
  • Hauptprüfungstermin
  • Abschlussgespräch mit der Geschäftsleitung.

Daneben gibt es noch Terminabsprachen für die vorzubereitenden Unterlagen. Nach Abschluss der Prüfungsarbeiten vor Ort stellen wir in der folgenden Woche die Prüfungsarbeiten und Prüfungsdokumentation in unserer Kanzlei fertig sowie den Entwurf des Prüfungsberichtes für das Abschlussgespräch mit der Geschäftsleitung. Bis zur endgültigen Übermittlung der endgültigen digitalen und papiergebundenen Prüfungsberichte vergehen bei uns in der Regel nicht mehr als 14 Tage, inklusive des vorangegangenen Abschlussgesprächs.

Der zeitliche Ablauf einer Wirtschaftsprüfung könnte sich damit wie folgt gestalten:

Beispiel für zeitlichen Ablauf einer Jahresabschlussprüfung

 

Wenn Sie etwas zur Honorargestaltung bei Abschlussprüfungen wissen möchten, drücken Sie bitte den Button:

Wie ermittelt sich das Honorar für eine Jahresabschlussprüfung?

Weitere Informationen können wir Ihnen in einem persönlichen Gespräch bei uns in Potsdam oder gerne bei Ihnen vor Ort geben.

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